Tartalomjegyzék:
- Kérjük, ne törje meg az irodai felszerelést: Amikor a befektetés nélküli alkalmazottak gonoszkodnak
- Az irodai képzésnek ki kell terjednie az alapvető berendezések használatára
- Hogyan legyünk tiszteletreméltó alkalmazottak az irodában
- 1. Legyen körültekintő és előzékeny a nyomtatóval / másolóval
- 2. Tartsa az gemkapcsokat elkülönítve a tollaktól és helyezze vissza a jelölők sapkáit
- 3. Tegye vissza a dolgokat úgy, ahogy megtalálta őket
- 4. Használja a kívánt cetliket
- 5. Tisztelje a felszerelést és az embereket, akik használják
- 6. Ne töltsön le dolgokat a vállalati számítógépre, hacsak nem az Ön feladata
- 7. Ne "kölcsönözzön" kellékeket más osztályoktól
- 8. Nagy munkák tervezésénél tudassa valakivel előre
- 9. Kérdezze meg, hogyan kell használni az irodai berendezéseket
- 10. A megfelelő munkához használja a megfelelő felszerelést
- 11. Használja a Common Sense-t
- Ki tudta, hogy tehetségre van szüksége, hogy papírvágókat, tűzőgépeket és lyukasztókat használjon?
- Egyetlen irodavezető sem akar kis munkákat mikrokezelni, de a kis hibák sok időbe kerülhetnek
- Minden rendben van, amit gondoznak
Kérjük, ne törje meg az irodai felszerelést: Amikor a befektetés nélküli alkalmazottak gonoszkodnak
Észrevetted már, hogy néhány alkalmazott úgy tűnik, nem igazán törődik a pénzmegtakarítással vagy a vállalati vagyon gondozásával, mintha az sajátjuk lenne?
Amikor kicsi voltam, számos bérleti ház volt lakóhelyem közelében. Mindig leromlottnak tűntek régi szemétkocsikkal az elülső udvarban, macskák többféle félvad cicával, törött és ütött játékokkal szétszórva.
Anyukám elmondta, hogy a házakat bérlő emberek gyakran nem részesültek vagy nem törődtek annyira, hogy fenntartsák őket, mint azok, akik birtokolták őket, mert nem dolgoztak keményen az ingatlan megszerzéséért, és azt tervezték, hogy továbbköltöznek máshova, ezért nem tették meg. Nem igazán érdekel, ha kukába dobták a helyet, és otthagyták-e másnak, hogy takarítsanak és javítsanak, miután elmentek. Bár úgy gondolom, hogy anyám kissé előítéletes lehetett, mégis volt egy pontja.
Néha úgy tűnik, hogy az új alkalmazottak és az irodán kívüli alkalmazottak nem tartják tiszteletben a kellékeket és a berendezéseket. Úgy tűnik, hogy nem ruházzák fel őket a társaságra, és nem is érdekli őket, ha valami elromlik, mert elmehetnek, és hagyhatják, hogy valaki más foglalkozzon a problémával. Nem hajlandók vállalni a felelősséget aggodalmuk hiánya miatt, és ez sok feszültséget okozhat egy irodában, pénzbe kerülhet és gátolhatja a munka termelékenységét.
Az irodai képzésnek ki kell terjednie az alapvető berendezések használatára
Az irodai felszerelések megfelelő használatának alapismereteinek része kell lennie mindenki képzésének, és bár nyilvánvalónak tűnik, hogy mindenki tudja, hogyan kell használni a fénymásolót, faxot, tűzőt és telefont, bekapcsolni a számítógépet, és dokumentumokat küldeni a nyomtatót, és fájlokat betűrendbe rakjon, sajnos ez gyakran nem így van.
Hogyan legyünk tiszteletreméltó alkalmazottak az irodában
1. Legyen körültekintő és előzékeny a nyomtatóval / másolóval
- Ne hagyjon papírt a fénymásolón csukott felsővel, hogy az embereknek el kell távolítaniuk a papírt, mielőtt másolni tudnák a sajátjukat.
- Ne hagyja nyitva a tetejét (por és törmelék kerülhet be, és károsíthatja a tükröket).
- Ne fehérítsen ki valamit, majd próbálja meg lemásolni a papírt anélkül, hogy hagyná kiszáradni.
- Ne futtasson gyűrött vagy tűzött másolatokat a gépen. Ennek eredményeinek nyilvánvalónak kell lenniük, mielőtt még megpróbálnák.
- Ne keletkezzen papírelakadás, és hagyja, hogy valaki más megszüntesse.
- Ne használja az összes papírt, és ne tegyen bele többet.
- Végül tekintse meg a kinyomtatni kívánt anyagot, hogy ne pazaroljon több száz papírlapot, ami darabonként csak hét centbe kerülhet, de akár több száz dollárt is pazarolhat az idő múlásával.
2. Tartsa az gemkapcsokat elkülönítve a tollaktól és helyezze vissza a jelölők sapkáit
Van egy oka annak, hogy a gemkapcsokat a csapoktól elkülönítve tartjuk, és visszahelyezzük a jelölőkupakokat. Ezt tudnád, ha valaha is dolgoznál egy irodában. Ha beleteszi a kezét a gemkapocsba, és fél tucat nyomócsap elakad, nem annyira izgalmas, mint amilyennek hangzik.
Továbbá, amikor a vadonatúj kiemelők és a fekete markerek, amelyeket szinte naponta használunk, elromlanak, vagy mindenből elvéreznek, mert elfelejtette visszahelyezni a kupakot, vagy félszegen megpróbálta visszahelyezni, de nem várta meg, hogy a helyén kattanjon minimum egy dollárba kerül nekünk, és sokkal nehezebbé teszi a munkánkat, mint kellene. Egyébként, ha egy fekete Sharpie-t használ a szöveg kiemelésére, akkor az ellenkező hatást fejt ki a szándékával, és nem lehet visszavonni… sóhaj!
3. Tegye vissza a dolgokat úgy, ahogy megtalálta őket
Ha gyors ütemben dolgozunk az ügyfelekkel, akkor nem kell gondolkodnunk, hol rejtőzhet a tűző vagy a szalagtekercs, vagy a tollunkért nyúlhatunk, és a helyén egy rakás tootsie tekercselőt találhatunk. A telefonnak úgy kell néznie, hogy a felhasználó nem fordítható fordítva. Nehéz számot tárcsázni, ha a kezelő fejjel lefelé áll. Kérjük, cseréljen ki mindent úgy, ahogy megtalálta, vagy még jobb, ne érjen hozzá! Nem mintha bármilyen produktív célra használnád.
4. Használja a kívánt cetliket
A cetlik ideiglenes üzenetekre szolgálnak, nem pedig kollázs létrehozására a számítógép körül. A cetlik, amelyek szintén drágák, nem használhatók a jó könyvelés helyettesítésére. Bár nagyon jó, ha lejegyez egy telefonszámot, vagy üzenetet hagy valakinek, aki a következő műszakba érkezik, a feljegyzéseket el kell olvasni, miután elolvasták őket, nem szabad hetekig hagyniuk, hogy senkinek sejtse, hogy fontosak vagy sem, ezért egyáltalán nem figyelnek rájuk, mivel száraz levelekként gyűjtenek az asztal körül, senki sem hajlandó kezdeményezni a eltávolítást, hátha fontosak lehetnek.
5. Tisztelje a felszerelést és az embereket, akik használják
Ne dörömböljön a fénymásolókon, ne feszítse a telefonzsinórokat a számítógépek köré, és zárja be munkatársait, vagy ne dugja be a közös íróasztalt, hogy senki ne érhessen hozzá, és ne használjon mást, csak Ön. Óvatosan helyezze vissza a fénymásoló fedeleit. Ne tegyen nyitott csésze kávét a számítógép billentyűzete mellé, és ne hagyjon csepegtető foltokat, vagy még rosszabbat, rossz leheletét, kölnijét vagy zsíros bőrmaradványait semmilyen felületen, különösen a telefonos vevőkészülékeket!
6. Ne töltsön le dolgokat a vállalati számítógépre, hacsak nem az Ön feladata
Abban az esetben, ha nem vette észre, vannak olyan vírusok, amelyek a letöltésekben elrejtőznek, és letiltják a számítógépeket. Lehet, hogy a cég telepítette a vírusirtókat, de ne csábítsa a sorsot. Rendben van, hogy időnként böngészhet a weboldalakon, ha az üzleti tevékenység lassú és minden munkája végződik, de legyen óvatos a vírusok letöltésével kapcsolatban, amelyek eltüntethetik a tárolt adatokat, és munkatársait és főnökeit a legrosszabb ellenségekké teheti.
7. Ne "kölcsönözzön" kellékeket más osztályoktól
Ha más irodák közelében osztja meg a részlegeket, ne "kölcsönkérje" a készleteiket, és ne adja vissza őket, vagy még jobb, ne kölcsönözzen egyáltalán. Szerezz sajátot! Oké, mindannyian tudjuk, hogy egyes irodák nem olyan jók, mint mások az ellátás fenntartásában, de ugyanúgy, mint otthon, ha az utolsó csepp tejet használja, ne tegye vissza az üres kartondobozt a hűtőszekrénybe. Ha olyasmit kell használnia, amely nem a tiéd, kérdezze meg először, ellenőrizze, hogy rendben van-e, majd cserélje le saját irodája ellátási alapjára.
8. Nagy munkák tervezésénél tudassa valakivel előre
Ha 200 füzet másolását tervezi, amelyeket össze kell gyűjteni és összetűzni, akkor előre meg kell terveznie. Ügyeljen arra, hogy elegendő papír legyen, nehogy az utolsót használja. Győződjön meg arról, hogy senki másnak nem kell használnia a nyomtatót vagy másológépet a használat ideje alatt, és használja ki a másoló szolgáltatásait (pl. Csoportosítás, tűzés, lyukasztás), hogy ne kényszerítse az alárendelteket 800 papírlap rendbe tételére. és kézzel tűzzük meg őket. Ami a kilencedik helyre vezet minket!
9. Kérdezze meg, hogyan kell használni az irodai berendezéseket
Ha nem tudja, hogyan kell használni egy irodai berendezést, akkor tanulja meg, vagy kérjen meg valakit, hogy mutassa meg. Emellett jó lenne, ha eszébe jutna, így legközelebb nem fog zavartatni másokat, akik saját munkájukat végzik. Mindig csodálkozom azon, aki megkérdezi, hogy a papír melyik úton halad ebben a "dologban". Van egy diagram az összes modern irodai berendezésről, amely megmutatja, hová kell tenni a papírt és milyen irányba. Meg tudnám mutatni, hogy „hova tegye”, de lehet, hogy nem tetszik a válaszom.
10. A megfelelő munkához használja a megfelelő felszerelést
- Ne használjon irodai szalagot szórólapra a festett falra. Letépi a festéket a falról.
- Ne akassza el a tűzőt, majd verje meg és törje meg a rugót.
- Ne próbálja meg 200 másolatot tűzni olyan tűzőgéppel, amelyet nem nagy méretű, kis munkákhoz terveztek, mert a tűző rosszul fog működni, és nagy valószínűséggel kihajtogatott, éles fémvillákat hagy a szétszedett kezével a következő ember kezébe.
11. Használja a Common Sense-t
Nincs semmi baj azzal, ha valakit megkérdeznek, hogyan csináljon valamit, de ha azt várja, hogy tegye meg helyetted, amikor a saját munkájával van elfoglalva, ahelyett, hogy saját maga végezné el rendesen, akkor az iroda felelőssége, nem pedig eszköz. Mindenkinek, státusától függetlenül, ismernie kell az irodai alapkészségeket és az udvariasságot, amikor megosztja és használja a kellékeket. Butaságnak tűnik, ha ezeket a dolgokat megemlítjük, amikor sokkal fontosabb szempontokat kell figyelembe venni, de az iroda zavartalan működése, a berendezések tiszteletben tartása és a kellékekkel való visszaélés elmaradása több pénzhez és több időhöz vezethet más dolgokra, például év végére bónuszok és pizzapartik
Tehát ne dobja a tűzőgépet a beragadt kapcsokkal a kukába, és ne kapcsolja ki munkatársa tűzőivel, mintha soha nem törte volna meg. Ne másolja a fenekét vagy az arcát a másológépre, és tartsa tiszteletben, hová tartanak a dolgok, és amikor kölcsönt kér kölcsön, cserélje ki a lehető leghamarabb a dolgokat, mert esélye van a tűzőre, szalagra és ollóra percenként, percenként és nem olyasmi, amit nélkülözhet tíz napig anélkül, hogy kölcsön kellene adnia valakit, miközben másikat rendel, amíg a régi meg nem jelenik tíz perccel az új érkezése előtt. Ha visszahelyezzük a dolgokat, és mindent megteszünk annak érdekében, hogy a dolgok tiszták és jól karbantartottak legyenek, nagyban hozzájárulhatunk egy mindenki számára boldog és produktív munkahely biztosításához!
Belenyúltál már a gemkapocs tartójába, és előálltál egy húsz láb hosszú lánc nyaklánccal? Igen, valaki jól használta ki azt a 10 dollárt óránként, hogy új szakmát tanuljon.
Ki tudta, hogy tehetségre van szüksége, hogy papírvágókat, tűzőgépeket és lyukasztókat használjon?
Felnőtt életem nagy részét valamilyen irodában dolgoztam, és ennek felét irodavezetőként dolgoztam, így tudtam mesélni néhány történetet. Láttam az erdőterhelés miatt elpazarolt papírt, gumiszalagokból és ceruzákból származó halálos fegyvereket, amelyeket a fal mentén rakott üres dobozoknál indítottak el, és vadonatúj irodai székeket tönkrementek kevesebb mint egy hét alatt, székkarokkal és üléstámlákkal teljesen elszakítva ki. Azt hitte, hogy fekvőtámaszról vagy lépcsős emberekről van szó?
A közelmúltban az irodában közel húsz éve használt papírvágót találták összezúzva a fénymásoló és a papíraprító között, leszakadt fogantyúval. Egy ugyanolyan kaliberű modell cseréje 150 dollárba kerülne, de néhány takarékos on-line összehasonlítással beszállítónkat megbecsülhettük egy tisztességes cserébe 35 dollárért.
Kevesebb, mint egy hónappal az új vágó megvásárlása után, bejöttem egy reggelbe, hogy szörnyű hangot halljak, és találtam egy új alkalmazottat, aki 20 lapot próbált levágni egy legfeljebb ötre tervezett pengével egyszerre !!!
Ellenálltam a késztetésnek, hogy kiabáljak: "Mit gondolsz, mit csinálsz?" és ehelyett érdeklődött: "Tudod, hogy nem szabad ötnél több lapot vágni egyszerre, igaz?"
Az alkalmazott értetlenül nézett rám, és továbbra is megpróbálta levágni a 20 lapot, egy kicsit több energiát fordítva a vágásra, és azt gondolta, hogy ez megoldja a problémát, nem pedig nagyobbat hoz létre, és kevesebb mint két hónap alatt elpusztítja a második papírvágónkat.
- Ca-Runch, Quoosh - hallatszott, amikor a penge hat centimétert vágott a papírokba, a többit hajlította és aprította. kevesebb, mint két másodperc alatt húsz darab aprított, hajlított és előnyomott papír dobódik a kukába, nem a lomtárba, és csak annyit tehetek, hogy ne szorítsam össze a szívemet és halványan elájuljak a kopott szőnyegen.
Egyetlen irodavezető sem akar kis munkákat mikrokezelni, de a kis hibák sok időbe kerülhetnek
Ha meg kell rendelnie a kellékeket, akkor tudja, hogy mennyibe kerülnek, és amikor tudja, hogy az osztálya költségvetéssel rendelkezik, és hogy az alkalmazottak munkaideje csökkenni fog, és a fizetésemelés függ a költségvetés teljesítésétől, akkor különösen óvatos vagy olyan apró dolgokról, amelyek idővel rengeteg pénzt jelentenek, például a Kleenex vadonatúj dobozában lévő szövetek több mint felének felhasználásával egy kávé kiömlésének megtisztítására, amikor a szekrény mögött egy mop és régi törülköző ül, vagy gémkapcsokat hajlítanak állati formákba, vagy apró darabokra bontva, és az asztalon heverve hagyva őket, mint egy idős kutya morzsolódik.
Persze, mindenki néha irodai felszereléseket használ személyes használatra, például egy recept másolásakor, de amikor 200 oldalnyi megjegyzést nyomtat ki a színes másológépre, amikor csak egyoldalas receptre vágyott, de nem tekintette meg azt, mielőtt kinyomtatta volna a listát, több mint 600 ember kommentálja, hogyan szerették, vagy hogyan javíthatnának a recepten, akkor a berendezések helytelen használata mindenki számára költségessé válik.
Láttam, hogy az alkalmazottak az irodai ollóval lekaparták a kutyabakot a cipőjükről, és visszatették az ollót a fiókba anélkül, hogy letörölték volna őket, vagy az összes tollat lerágták, vagy fél doboz Lysolt szórtak a fürdőszobába miután elúszott a szél, vagy öt teljes méretű papírtörlővel szárítsa meg a kezét, és egy fél tekercs tekerccsel törölje le az alját és eltömítse a WC-t, így az átáramlik a padlóra, és hagyja, hogy valaki más takarítson.
Noha nem akarja kiszámolni az emberek által a WC-ben eltöltött perceket, vagy csak öt darab WC-papírra kell korlátoznia őket az első számra és a tízeset nagyobb munkákra, el kell jönnie egy pontnak, amikor emlékeztetnie kell az embereket arra, hogy a készletek pazarlása ugyanolyan rossz, mint az idő pazarlása, ha van munka.
Minden rendben van, amit gondoznak
Vannak olyan dolgok, amelyeket veszélyes elhanyagolni, például egy helyiségfűtést hagyni egy éjszakán át magasan anélkül, hogy kihúzná a csatlakozódugót, vagy nyitva, kifelé nézve és kemény felületre nyomva hagyni a dobozvágót. Vannak más dolgok, amelyek idegesítőek, például a fekete tollak hagyása a fekete billentyűzet hasadékaiban, így amikor gépelni kezd, a toll felugrik rád, és az ujjaid alatt gördül, megakadályozva a belépési kód megadását, és újrakezdésre kényszerítve.
Jó munkatársnak lenni, mint jó szobatársnak lenni. Ha tiszteletben tartod másokat és a környezetet, amelyben dolgozol, minden jól fog menni, de ha jelenléteddel megnehezíted az életet, akkor nem valószínű, hogy sokáig fogsz élni ebben a helyzetben, vagy sok barátod van.
Lássuk be, mindannyian elmegyünk és hibázunk, és az a ritka alkalmazott, aki nem használja ki a modern irodai berendezéseket olyan személyes munka elvégzésére, amelyet otthon nem tudna elvégezni, de a berendezések és az alkalmazottak folyamatos visszaélései a munkahely boldogtalan hely, ahol sok a vita és a panasz. Ha Ön egy boldogtalan munkahelyhez járul hozzá, akkor része a problémának, nem része a csapatnak, és az ellátás gondozása és mások személyes terének tiszteletben tartása nagyban hozzájárul a kényelmes és produktív munkakörnyezet kialakításához.