Tartalomjegyzék:
- Írásbeli kommunikáció Mondjon sokat rólad
- 1. A helytelen aposztróf
- 2. Zavart rólam, önmagamról és énről
- 3. Véletlenszerű kommák
- 4. A "mint ilyen" visszaélése
- 5. A „verbiage” helytelen használata
- Bónusztipp: Egyszerűsítse a nyelvet
- Üzleti írás közvélemény-kutatás
- További segítség az írással kapcsolatban
Írásbeli kommunikáció Mondjon sokat rólad
Úgy tűnik, hogy karrierje nem vezet sehova? Úgy érzi, mintha a vállalati létra alsó fokán ragadt volna? Ha igen, érdemes alaposan megvizsgálnia az írásos közleményeket. A bosszantó írásjelek és a nyelvtani hibák visszatarthatják.
A jó üzleti írás létfontosságú a mai munkahelyen. Felmérésekben, amelyekben a munkaadókat és a szakmai toborzókat arra kérték, hogy sorolják fel azokat a tulajdonságokat, amelyeket keresnek az alkalmazottaknál, a hatékony üzleti íráskészség a lista tetején áll. A munkaadók olyan alkalmazottakra vágynak, akik szervezetten és koherens módon képesek kommunikálni az információkkal, mentesek a gondatlan írási hibáktól, amelyek akadályozzák a jó kommunikációt. A helytelenül használt szó vagy a vessző nem megfelelő helyen mást közölhet, mint a tervezett üzenet. Az üzleti dokumentumok egyértelműségének hiánya elégedetlen ügyfelekhez, sőt perekhez vezethet.
Súlyos jogi következmények nélkül is, a nyelvtan és az írásjelek hibáival teli dokumentum rosszul reflektál a szerzőre. A rossz írásból hiányzik a hitelesség és a meggyőzés. Nem kelt bizalmat. Ez idegesítő.
Több mint 20 éves ügyvédként sok üzleti kommunikációt tekintettem át. Közvetlenül láttam, hogy a nyelvtanban és az írásjelekben elkövetett gyakori hibák miatt zavart kommunikáció, bosszantó ügyfelek és elakadt karrier következett be. Íme az öt legbosszantóbb hiba listája az üzleti írásban, és hogyan lehet ezeket elkerülni.
1. A helytelen aposztróf
Előfordulhat, hogy nincs más írási hiba, amely ugyanazt a körmöket a táblán válaszolhatja ki az olvasókból, mint a helytelen aposztróf, a birtokos forma használata valaminek több jelzésére. Ez a hiba idegesítő, mert annyira elterjedt, és nem korlátozódik az üzleti írásokra. Mindannyian láttátok:
- Reggelire palacsintát fogyasztottam.
- A Smith új autót vett.
- Az 1960-as évek őrült évtizedek voltak.
Annak ellenére, hogy az aposztrófok járványa azt állítja, hogy a többes számokat mutatják be, csak a valamivel rendelkező többes számokra van szükség aposztrófára, és ez az aposztróf általában az "s" betűt követi:
- A palacsinta bolyhos állaga
- Smithék új autója
- Az 1960-as évek társadalmi zavarai
Csak néhány esetben elfogadható az aposztróf használata többes szám jelölésére. Ezekben az esetekben az aposztróf szükséges a félreértések elkerülése érdekében:
- Három A-t kapott a jelentéskártyájára. (Használjon aposztrófát, hogy elkerülje az "as" szóval való összetévesztést.)
- Rendeljen öt # 371KV-t. (Használjon aposztrófát, ha azt szeretné, hogy az "s" nem része a sorozatszámnak.)
2. Zavart rólam, önmagamról és énről
Hányszor olvastál egy üzleti közleményt, amely így hangzott: "Ha bármilyen kérdése van, kérjük, lépjen kapcsolatba Jane-vel vagy magammal"? A szerző vagy kifinomultan próbál hangzani az elegánsabb hangzású "én" használatával az "én" helyett, vagy Jane keverékében zavart abban, hogy "én" -et vagy "én" -t használ-e, és "magamra" telepszik. " Az eredmény a reflexív személyes névmás bosszantó és túl gyakori visszaélése.
Egy egyszerű teszt alkalmazásával elkerülheti ugyanazt a hibát. Hagyja Jane-t a képen, és nézze meg, hogyan hangzik a mondat. Azt mondanád: "Ha bármilyen kérdése van, kérjük, lépjen kapcsolatba velem?" Nem, azt mondanád: "kérlek lépj velem kapcsolatba." Jobb? Ha ebben az esetben az "én" -t használnám, olvassa el a nyelvtannal kapcsolatos további segítséget.
Az "én, magam és én" a személyes névmás három különböző esete. Az eset attól függően változik, hogy a névmás a mondat tárgyaként vagy tárgyaként működik-e.
A mondat tárgyához (a főnév, amely megmondja, miről szól a mondat) használja az "I" szót:
- Én írtam a levelet.
A mondat tárgyához (az ige jelentését adó vagy az elöljárószót kitöltő főnévhez) használja a "me" szót:
- Ha kérdése van, felteheti nekem.
- Kérdések fordulhatnak rám.
Ha a cselekvés tárgya és a cselekvés tárgya megegyezik, használja a "magam" reflexív névmást:
- Magam csináltam.
- Néztem magam a tükörben.
Mintha tükörre lenne szüksége, hogy lássa önmagát, egy olyan reflexív névmáshoz, mint az "önmagam" (vagy önmagának, önmagának stb.), A kifejezésben egy másik névre vagy névmásra van szüksége. Ha nincs, akkor használja a szubjektív esetet (I) vagy az objektív esetet (én).
3. Véletlenszerű kommák
Nem szívesen írok vesszőkről, mert ezek trükkös dolgok lehetnek. Valójában folytathatnék néhány bekezdést arról, hogy az előző mondatban vessző kell-e megjelenni a "vesszők" és "mert" szavak között. De nem fogom, mert a vesszőkkel kapcsolatos problémám még alapvetőbb, mint hogy vesszőt kell-e használni két független tagmondatot összekötő kötőszó előtt. (Ha kíváncsi vagy, a válaszom nemleges; a mondatok rövidek és gondolatban szorosan kapcsolódnak egymáshoz.)
A vesszőkkel a legidegesítőbb probléma az, amikor véletlenszerűen, mondatokban jelennek meg, ahol nincs szükség rájuk, és nem tartoznak. (Igen, itt próbálok pontot tenni.)
Nem érdekel, hogy a soros vesszőt egyszerű mondatokban használja-e vagy sem. Nem fogok túl sokat izgulni a vessző hiánya miatt a koordináta melléknevek között. Brit barátaim azt mondják, hogy amúgy is túl sok vesszőt használunk amerikai angolul. Az igényes amerikai használati szabályok lehetnek az oka annak, hogy sok üzleti író túlzottan használja őket.
A vesszővel az a probléma, hogy a szemnek azt mondja, hogy egy pillanatra hagyja abba az olvasást. Ez rendben van, ha szünetre van szüksége, például beszéd közben vesz egy levegőt. De a váratlan vesszők olyanok, mint a csuklás. Bosszantóak.
Több tucat szabály vonatkozik arra, hogy mikor kell használni őket, de ha valamelyikre emlékszik, ne feledje ezt: Ha nem tud konkrét okot kitenni a vessző használatára, ne használja.
Soha ne használjon vesszőt a következő helyzetekben:
- Leíró szó és az azt leíró főnév között: "Olvastam a rosszul írt levelet." Helytelen
- A téma és az ige között: "A rosszul írt levél bosszantott." Helytelen
- Két, egyetlen tárgyat tartalmazó tagmondat, amelyek kötőszóval vannak összekötve: "Elolvastam a levelet, és kijavítottam az összes írásjelet". Helytelen
- Korlátozó kikötés (amely a mondat értelméhez elengedhetetlen) kiszámítása: "A cikket inspiráló levél tele volt bosszantó írásjelekkel". Helytelen
4. A "mint ilyen" visszaélése
Az üzleti életben túl gyakran használják a "mint olyan" kifejezést, hogy fantasztikusabb módon mondják ki az "ezért" szót, mintha formálisabb szóra lenne szükség. Például egy levél kimondhatja: "Ez a levelezés arra szolgál, hogy értesítést küldjön arról, hogy Ön nem teljesíti a megállapodásunkat. Ilyen formában 10 nap áll rendelkezésére, hogy orvosolja a mulasztást, különben a szerződés megszűnik." Ebben a példában az "önmagában" szót az "ezért" helyett az "ezért" vagy "következésképpen" kifejezésre használják. Az rossz.
Megfelelően használva a „mint olyan” kifejezés az olvasót az előtte álló főnév vagy főnév-kifejezés azonosságára, jellegére vagy képességére utal:
- "Ragadós vagyok a nyelvtanhoz. Mint ilyen, bosszankodom, ha az író tagokat lógat." Helyes
Annak elkerülése érdekében, hogy helytelenül használja az "önmagában" kifejezést, tegye fel a kérdést: "mi legyen?" Ha az előzmény főnév megfelel, akkor a használat helyes:
- "A nyelvtan ragasztójaként bosszankodom, amikor az író tagokat lógat." Helyes
Ha a "mint olyan" nem utal az olvasóra egy előző névre, a használat helytelen:
- "Mivel nem figyelt a nyelvtan szabályaira, az író tagokat lógatott. Mint ilyen, bosszantotta olvasóit." Helytelen
Kérdezze meg, hogy az "ilyen" helyettesíthető-e bármelyik közeli előzetes főnévvel vagy főnévi kifejezéssel:
- A nyelvtan szabályaként bosszantotta olvasóit.
- Íróként bosszantotta olvasóit.
- Tagnévként bosszantotta olvasóit.
Ha a helyettesítésnek nincs értelme, vagy a második példa esetében nem teljesen adja át a kívánt jelentést, akkor a "mint olyan" használata helytelen. Az olvasók bosszantásának elkerülése érdekében használja az "ezért" kifejezést, vagy cserélje le az átmeneti kifejezést egy értelmesebb szóra vagy kifejezésre.
5. A „verbiage” helytelen használata
Ez nem nyelvtan vagy írásjelek, hanem egy hízelgő szó gyakori, de titokzatos visszaélése. Vállalati ügyvédként szinte minden nap kaptam egy e-mailt, amely ilyesmit mondott: "Tudná átnézni a mellékelt dokumentum második bekezdésében szereplő igét és tudatni velem, hogy rendben van-e?" Minden alkalommal visszatartottam magam attól, hogy lelőjek egy rövid választ: "Ha verbia, miért pazarolod az időmet?"
A verbiage nem azt jelenti, hogy "szöveg", "szavak", "megfogalmazás", "tartalom" vagy bármely más szó, amelyet az e-mail írója felhasználhatott a jogi felülvizsgálatom kérésére. A "verbiage" olyan beszédet vagy írást jelent, amely túl sok szót vagy túlságosan technikai kifejezést használ. Nem jó dolog. Az írónak kerülnie kell a szóhasználatot, nem használhatja a kifejezést írott művének leírására.
Bónusztipp: Egyszerűsítse a nyelvet
Ez felvet egy utolsó leckét az üzleti stílus írásáról. Ne próbáljon divatos szavakkal hatni az emberekre, ha a jobb választás egyértelmű és leíró. Az üzleti beszéd tele van kitalált, díszes hangú szavakkal. Ne essen a használatuk csapdájába. Ne mondja azt, hogy "hasznos", amikor a "felhasználás" jól működik. Ugyancsak igényes és rosszabb lesz, főleg, ha nem érted, mit jelent a fantáziad szava.