Hogyan rendezheti pénzügyi nyilvántartását

Évről évre éltem a ház körül szétszórt rendezetlen papírkupacok stresszével. Kis halom volt itt-ott, a bejáratnál, a konyhában és az asztalomon. Volt egy bejövő / kimenő rendszerem, de nem működött hatékonyan. A számlák elvesznének, a kimutatások ritkán kerültek az aktáikba, és soha nem találtam meg, amire szükségem volt, amikor szükségem volt rá. A legalapvetőbb módon a pénzügyeimet nem rendezték megfelelően.

A pénzügyek hatékony kezeléséhez olyan rendszerre van szükség, amely nyomon követi az összes számláját, pénzügyi kimutatásait, biztosítási kötvényeit és egyéb fontos papírokat. Nem szükséges, hogy minden papírdarabot, nyugtát vagy számlát megmentsen, amely a kezén halad át. Az alábbiakban egy útmutató segít meghatározni, mibe kell ragaszkodnod, és mit apríthatsz. Miután tisztában van ezekkel a követelményekkel, megtisztíthatja régi fájljait és papírkötegeit, és létrehozhat egy olyan rendszert, amely gyorsan és egyszerűen naprakész.

Otthoni iktató rendszer

Mit kell iktatni? Mit kell dobni?

Legtöbben túl sok papírt takarítanak meg, ami terhet jelent a kezelésre. Nem szükséges minden ATM-nyugtát vagy kábelszámlát elmenteni. Milyen gyakran kellett rájuk referencia? Szokás, hogy minden nap átnézi az összes levelet, és megszabadul mindentől, amire nincs szüksége. Folyamatosan maradjon a házba áramló papír tetején, az irodáján keresztül vagy az asztalára rakva.

Miután létrehozta a működő rendszert, naponta csak néhány percre van szükség annak rendben tartásához.

Itt van egy rövid áttekintés azokról a pénzügyi dokumentumokról, amelyeken fel kell függesztenie és fájlokat kell készítenie, valamint azokat, amelyeket feldobhat. Ne felejtsük el, amikor "dobáljuk", hogy az aprítás és az újrahasznosítás a leginkább felelősségteljes út - személyazonosságunk védelme és a bolygó érdekében.

• Bérfizetési csonkok: Miután ellenőrizte a fizetési tételek pontosságát, nincs szükség rájuk. Mentheti a legfrissebbet, arra az esetre, ha hiteligényléskor a munkaviszony igazolására van szüksége.
• Számlakivonatok, törölt csekkek: A bankszámlakivonatok mentése és benyújtása teljes három adóévre. Szükség lesz rájuk, ha auditálják, és nyugtaként szolgálhatnak a kifizetett számlák igazolásához. A törölt csekkeket legalább egy évre el kell menteni. Amikor a nyilatkozatok és az ellenőrzések már nem relevánsak, égesse el vagy aprítsa őket.
• Közüzemi számlák: Nincs szükség hónapokra vagy évekre menteni a közüzemi számlákat. Amikor jön egy számla, ellenőrizze, hogy az utolsó befizetést jóváírták-e, majd dobja vagy aprítsa a régi számlát. Csak a legfrissebbeket mentse el.
• Hitelkártya-kimutatások: A közüzemi számlákhoz hasonlóan ellenőrizze, hogy az utolsó befizetését jóváírták-e, és csak a legfrissebb kimutatást őrizze meg. Nem kell eldugulnia a fájlokat régi hitelkártya-kimutatásokkal, hacsak ezeket a kártyákat nem használták adó levonható kiadásokra.
• Biztosítási kötvények és számlák: Mentse el ezeket az aktuális és hatályos időre. A törölt házirendek és a kapcsolódó nyilatkozatok feldobhatók.
• Betéti bizonylatok, bankkártya-nyugták és ATM-bizonylatok: Csak a következő bankszámlakivonatának megőrzéséig mentse őket, hogy ellenőrizhesse és ellenőrizze az összegeket. Mindaddig, amíg ezek nem adólevonható kiadást jelentenek, és nem lesznek szükségük a warrany követelés igazolására, addig dobhatja őket.
• Vagyonnyilvántartás: Az ingatlan nyilvántartását a tulajdonjog időtartama alatt meg kell őrizni. Ha van esély a nyilvántartásokra adózási szempontból, mentse el azokat a tulajdonjog-átruházás vagy eladás után.
• Befektetési jegyzőkönyv: A befektetésekkel kapcsolatos összes befektetési nyilvántartást és bankszámlakivonatot el kell menteni. Ha kimutatásai kumulatívak, akkor csak a legfrissebbeket őrizheti meg, és apríthatja az elavult papírokat.

Szánjon időt az összes papír - köztük a régi fájlok - áttekintésére, hogy kitisztítson mindent, amire már nincs szükség. Ez megkönnyíti a pénzügyi nyilvántartások rendezését és kevésbé rendetlenséget. Végül egy szervezett iktatórendszerrel rendelkezik, amely lehetővé teszi, hogy egy pillanat alatt megtalálja, amire szüksége van.

A számlafizető, otthoni pénzügyi szervező készlet.

Iratrendszer beállítása

Számos különféle nyilvántartási rendszert kell figyelembe venni. Az Ön igényeitől függően bármire szükség lehet a hordozható harmonika reszelőtől a kis iratszekrényig. Miután megtisztította a felesleges pénzügyi papírokat, értékelje, hogy mennyi helyre lesz szüksége a többi fájl tárolásához. Menjen csak kissé nagyobbra, mint amire jelenleg szüksége van, így nem kell aggódnia, hogy később nagyobb rendszerre költözik, és gyorsan és egyszerűen reszelhet papírokat.

Egyszerű hagyományos iktatási rendszert használok, minden kategóriához fülekkel (az általános kategóriákat lásd a fenti részben). Ezenkívül külön aktáim vannak, hogy minden gyermekem számára fontos papírokat, orvosi számlákat és biztosításokat tároljak. Minden biztosítási kötvénynek és a kapcsolódó nyilatkozatnak megvan a maga aktája.

Állítson be egy számlát fizető állomást. Ez lehet egy egyszerű kis tárolódoboz, amely tartalmaz mindent, amire szüksége van a számlák kifizetéséhez, egy asztali fájlrendező vagy egy naptáralapú rendszerező termék, amelyet kifejezetten erre a feladatra terveztek. Még akkor is, ha számláinak nagy részét online fizeti, akkor is elkerülhetetlenül páratlan számlákat kell "régimódi" módon fizetnie, és kényelmes helyen kell igényelnie a csekkfüzetet, a bélyegzőket stb. Egyetlen "fizetendő" fájl helyett naptár alapú rendszert használok. A lehető legtöbb online számlával történő kifizetés segít a papír minimális szinten tartásában, és megjelölhetem az esedékes fizetések naptárát is.

Dokumentumok, amelyeket széfben kell tárolni

A biztonság kedvéért vegye fontolóra az alábbi fontos, gyakran pótolhatatlan dokumentumok bérelt széfben vagy tűzálló széfben való tárolását otthonában.

• Születési, halálozási és házassági anyakönyvi kivonatok
• Megállapodás, őrizet és válási iratok
• Örökbefogadási vagy állampolgársági dokumentumok
• Tulajdonlevelek, gépjármű címek
• Részvények, amerikai megtakarítási kötvények
• Jelzálog- és földszerződések, vagy bármilyen jogilag kötelező érvényű megállapodás
• Katonai papírok
• Szabadalmak, szerzői jogok
• Az otthoni készlet listája, beleértve a fényképeket és a nyugtákat.

Sürgős esetben

Családjában egyedül Ön intézi a számlafizetést és a pénzügyi bejelentést? A házastársa vagy más szeretett személye képes lenne megtalálni a szükséges papírokat távollétében?

Szánjon időt egy "Vészhelyzet esetén" fájl létrehozására, amely elmagyarázza a rendszerét, tisztázza, hogy hol tárolják a fontos jogi és biztosítási információkat, valamint útmutatást ad arra vonatkozóan, hogy mikre lehet szükség vészhelyzet esetén. Adjon meg fontos telefonszámokat, például könyvelőjéhez, ügyvédjéhez és befektetési alkuszához tartozó telefonszámokat. Jelölje meg egyértelműen a fájlt, hogy távollétében könnyen megtalálható legyen. Rendszeresen frissítse.

Tegyen elkötelezettséget

A nyilvántartási rendszerek működésének és a pénzügyi nyilvántartás megfelelő szervezésének kulcsa az, hogy elkötelezzük magunkat a napi lépések betartása mellett. Miután a rendszere a helyén van, szánjon néhány percet minden nap a levelek, az állományok kiválogatására, és naprakész legyen a számlákkal.

Hamarosan kialakul egy szokása, amely elengedhetetlen a hosszú távú pénzügyi egészségi állapotához, és csökkenteni fogja a pénzügyeinek kezelése által okozott stresszt.

Hasznos videó a papírmunka rendezéséről