Üzleti ajánlat címlapjának megtervezése

Az internetet olvasva észrevettem, hogy számos olyan kifejezést használnak felváltva a "fedőlappal", amelyek zavart okozhatnak. A fedőlap, a címlap és a kísérőlevél különféle célokat szolgálnak.

A fedőlap az, ami megelőz egy valamiféle hosszú jelentést - például szerződéses vagy projektjavaslatok, támogatási javaslatok vagy üzleti jelentések -, és a tervezési folyamat alapvetően mindegyik esetében ugyanaz. Ebben az esetben azt a példát fogom használni, hogy egy kormányzati ügynökség (nem APA stílusú) által benyújtott "Ajánlatkérésre" válaszként írt szerződési javaslatot (vagy ajánlatot) írunk.

Fedőlap egy (nem valós) javaslathoz - használati utasítás készítése az öntözőrendszer auditjának lebonyolításáról. Vegye figyelembe, hogy a fotó mennyire jól szemlélteti a projektet, mégsem dominál.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (mindkettő)

Mi az ajánlatkérés (RPF)?

Az RFP egy részletes dokumentum, amelyet általában egy kormányzati szerv küld ki, és amely közli a lakossággal, hogy van olyan projektje, amelyre licitálni kíván. Egy jól megírt RFP leírja az ügynökség célját, a projekt okát, hátterét és részleteket arról, hogy mit akarnak csinálni.

Ha RFP-re válaszol egy javaslatot, fontos, hogy azt ugyanabban a sorrendben írja meg, amelyet az ügynökség kér. Ha nem, akkor az ügynökség elcseszi. Miért? Úgy látják, hogy egy ajánlattevő nem hajlandó megfelelni az ügynökség igényeinek, ami azt jelenti, hogy a szerződés során problémákra számíthatnak, ha Ön választja ki. Ennek ellenére van egy szabványos módszer a legtöbb javaslat megszervezésére.

Üzleti ajánlat formátuma

A szokásos üzleti javaslatban az elülső és a hátsó borítólap csatolja a dokumentumot. Az elülső borító olyan, mint egy magazin borító grafikákkal, szép dizájnnal, a legfontosabb információk megjelenítésével és kartonra nyomtatva.

Egy igazán nagy ajánlatnak lehet címoldala, amely, ha kérnek egyet, csak a borítón belül található. A címoldalnak csaknem vagy csak szövegnek kell lennie, általában fekete-fehérben, könnyen olvasható formátumban nyomtatva, a javaslat címének kiemelkedően.

Ezt követi vagy a cég vezetői levele, vagy a Tartalomjegyzék (TOC), amelyik sorrendben az RFP kéri. Ezután jön a többi tartalom, minden szakasz és oldalszám szerepel a TOC-ban. A hátlap kiterjeszti az elülső alapszínvilágát, de nincs sok más.

A hátlap a színvilágot követi, de minimális. A borítón csak a cég neve és címe található. Könnyen lehet valamilyen kapcsolódó idézet, a jelentés típusától függően.

Fedőlap példák és jellemzők

Az ajánlat fedőlapja az első dolog, amit bárki meglát a javaslatáról. A legjobbat kell tükröznie, aki vagy, és felismerhetőnek kell lennie. Egy jó címlap a következő tulajdonságokkal rendelkezik:

• Ügyesen és tisztán néz ki.
• Az alkatrészek informatívak és jól szervezettek, de meglehetősen egyszerűek.
• Az elrendezés vonzó módon tükrözi a vállalatot vagy a projektet.
• A szöveg tartalmazza a vállalat nevét, címét és logóját, az ajánlat nevét, annak esedékességét és azt, hogy kinek szól az ajánlat.

Az alábbi példákat a víziközművek vagy a Vízforrások Állami Minisztériumához kapcsolódó kormányzati szervek tervezték. Mindegyik a vízvédelmi vagy helyreállítási projektek támogatásának folyósítására vonatkozott. Mint látható, nagyon különböznek egymástól. Mindegyiknek megvannak az erősségei és gyengeségei.

Az első példa, amely Felvidék városából származik, meglehetősen jól kidolgozott és tartalmazza a szükséges információk nagy részét. Nem túl vonzó, azonban a fekete-fehér Upland logó az egyetlen grafika. Hasznos lehet, ha az egész szöveget közelebb helyezi egymáshoz, így az élek körül több a fehér hely. A logót és a 2. szövegdobozt kissé közelebb lehetne helyezni a város nevéhez, így nagy csoportot alkotnak. Szüksége van egy beküldési dátumra is, amelyet hozzáadnék a 2. szövegmező végéhez.

A Riverside megyei árvízvédelmi körzetből származó második példa a megye színesebb logóját használja grafikájukként - jól elhelyezve és nagyítva. A jobb felső sarokban fent található apró szöveg az ajánlat benyújtásának dátuma. Az 1. fő szövegdoboz kissé kínosan néz ki a rövid évek sorával, amelyet a hosszú támogatási program sora követ, majd ismét rövid sorokkal. Több kisebb, de hatékony módon változtatnék ezen:

1. Vigye a beküldési dátumot közvetlenül a „TÁMOGATÁS TÁMOGATÁSA” alá, és növelje annak méretét. Emelje fel mindkét sort, így külön csoportosítást jelentenek a többitől. Ezek aztán a dokumentum "címévé" válnak.
2. A következő szövegmezőben törölje az éveket, és helyezze a leghosszabb sort a csoport aljára. Ezután a Vízkészlet Tanszék programjává válik, ami az. Vizuálisan a logó feletti szövegcsoport hasonlóvá (de megfordítva) is megjelenik a logó alatti csoporthoz. Együtt keretezik a logót.

A 2107. rekultivációs körzetből származó harmadik példa gyönyörű fotót tartalmaz egy elárasztott területről, amely közvetlenül kapcsolódik ahhoz a projekthez, amelynek finanszírozását kérik, de a formázás nem túl vonzó. Sokkal jobb lenne, ha a fénykép egy kicsit kisebb és enyhén bekeretezett, a szöveg pedig nagyobb lenne, és kicsit közelebb kerülne a fotóhoz. A dátum kicsi maradhat. A kiegyensúlyozott megjelenés érdekében az oldal tetején és alján található fehér szónak nagyobbnak kell lennie, mint a szöveg és a fénykép közötti szóköz.

Vegye figyelembe azokat a dolgokat, amelyek mindháromban közösek:

• Szöveg arról, hogy mi a dokumentum (13. javaslat finanszírozása, támogatási javaslat, támogatási kérelem).
• Annak a projektnek a neve, amelyhez támogatást kérnek.
• A benyújtó ügynökség neve (maguk).

Ami nincs bennük, de kívánatos:

• Kettőnek van dátuma.
• Kettőnek van logója.
• Csak a Riverside megye sorolja fel azt az ügynökséget, amelynek a támogatást nyújtják.

Három minta a tényleges fedőlapokról. Mindegyik támogatási kérelem a kormányzati szervektől a vízügyi projektekhez (tehát nyilvános).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Kívánatos elemek egy címlapon

A fent látható három fedőlap-minta tartalmaz néhány ilyen elemet, de egyik sem tartalmazza az összeset. A Riverside megye jön a legközelebb.

Tétel	Felvidék	Folyóparti	Kerület 2107
A dokumentum típusa	x	x	x
Projekt neve	x	x	x
			x
Küldés névre		x
Küldés névből	x	x	x
A beküldő logója	x	x
Beküldés dátuma		x	x

Borítólap tervezése

Ha sok javaslatot (vagy jelentést) ír, amelyekhez fedőlapok szükségesek, az mindig segít a tervezési rutin kialakításában. A következő sorrendet javaslom:

1. Ellenőrizze az RFP-t a fedőlapra vonatkozó követelményekről.
2. Válasszon szöveget.
3. Válasszon a javaslat típusához kapcsolódó grafikát (beleértve a logót is). A javaslat fedőlapjának és tartalmának meg kell egyeznie, mert a borító a tartalom bevezetése. Ha a javaslat vízellenőrzést végző projektre vonatkozik, tegyen egy fényképet a borítólapra arról, hogy valaki öntözési egységességi tesztet végez, vagy szórólapot néz a vágólappal a kezében, vagy valami, ami tükrözi a javaslat jellegét. Ne tegyen olyan fényképet, amelyen egy embercsoporttal beszél, annak ellenére, hogy jól néz ki, ha ezt a készséget nem kérik.
4. Válasszon olyan színvilágot, amely megfelel a fő fotó logójának vagy színeinek.
5. Készítsen alapelrendezést. Adjon hozzá színvilágot, majd szövegdobozokat és szöveget, majd grafikákat és bármilyen szöveget, amely kíséri őket.
6. Változtassa a grafikákat és a szövegdobozokat, kísérletezzen különböző helyszínekkel és felállásokkal, amíg az egész borító pontosan nem olyan, amilyennek szeretné.
7. Valamikor kidolgoz egy borítót, amelyről tudja, hogy lenyűgöző. Ha igen, akkor mentéskor alakítsa át sablonná, így más javaslatokkal újra felhasználhatja.

A fenti címlap általános formátuma a három sáv egyike, mindegyik mélységben növekszik, alul a súlyosabb. A teteje a zöld és a kék sáv, amely a környezet és a víz színeit ábrázolja. A közepén a 2. a projekt nevét mutatja, egy fénykép, amely szemlélteti az írandó kézikönyv típusát, és mellette felsorolja a vonatkozó készségeket. Ez a projektet és az ahhoz való képzettségemet a legközpontosabb, legszembetűnőbb helyzetbe hozza. Az alsó sáv egy szövegblokkból áll, amely a beküldés részleteit tartalmazza: Cégem és címem, cégük és címük, valamint a benyújtás dátuma. A szem természetesen jobbra mozog a kicsi, hozzáillő zöld "logo" elemhez, öntudatlanul széles, alsó sávba köti őket.A sávok közötti fehér terek kiegyensúlyozzák egymást, és a borító "tiszta" megjelenést kölcsönöz.

Az ilyen címlapok elemzése valóban edzheti a szemed. Ha megtervez és elemez egy sajátját, az első néhány alkalommal ijesztő lehet. De a folyamat érdekesebbé válik, ahogy ellazulsz, kreatívabb leszel és elkezded látni az eredményeket.

Az ijesztgetéseken való túllépés néha segít, ha valaki más által készített sablont használ - szoftveres vagy online - vagy egy javaslatot, amelyet valaki más készített, mielőtt eljött.

Először a színeket és a középvonalat helyeztem el útmutatóként. Ezután hozzáadta az ajánlat címét, majd a címeket és a logó fotót.

Befejeztem a fotót, amelyet a projekt képviseletére választottam, néhány releváns készséggel együtt. Ezután mozgassa a tárgyakat kissé egymás mellett, fel és le, hogy megtalálja a legjobb egyensúlyt.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (mindkettő)

Fedőlap sablon

Ha úgy dönt, hogy kipróbál egy sablont, keresse meg a gyűjteményt a szoftverében vagy egy az interneten, és böngésszen át pár sablont, amelyek hasonlóak a vállalkozásához. Szem előtt tartva a már létrehozott tervezési összetevőket (színek, szöveg, grafika), az egyik sablonban lévő tárgyakat el kell cserélni saját anyaggal, és megnézni, mi történik. Miközben ugyanezt teszed a többiekkel, valószínűleg rájössz, hogy az egyik sokkal jobbnak tűnik, mint a többi.

Aztán, ha olyan vagy, mint én, valószínűleg látni fogsz néhány változtatást, amelyet szeretnél végrehajtani. Végrehajtja a módosításokat, és meglát egy másikat. Mielőtt megtudná, saját magának készítené ezt a sablont. Ügyeljen arra, hogy külön helyen tárolja, így könnyen megtalálja újra. Miután elkészítette a sablonját, a jövőben sokkal könnyebb lesz fedőlapokat létrehozni ugyanazzal az elrendezéssel.

Ne feledje, hogy bár a címlap első benyomást kelt, nem ez az egyetlen benyomás. Egy jó értékelő a tartalomra is rá fog tekinteni, ezért ne izguljon túl sokat azon, hogy a fedőlap elég jó lesz-e vagy sem. A túl sok izgatottság gátolhatja a kreativitást.

Ez az oktatóanyag bemutatja, hogyan lehet létrehozni egy alaptervet a Microsoft Publisher segítségével - egy egyszerű és több mint megfelelő szoftverrel. Egyéb használható szoftverek a Word vagy az InDesign (Mac). A fenti borítókat úgy alakítottam ki, hogy az InDesignban módosítottam egy sablont. Valójában a Publishert preferálom, de Mac-en nem fog futni.