Megállapodik egy költségvetésben: becslések, prioritások és pénzügyi források, valamint a költségvetés tervezésének célja és előnyei

Ez a cikk az NVQ „ Megállapodás a költségvetésről ” egysége alapján készült. Ez egy 3. szintű egység, amelynek kreditértéke 4.

Ebben az egységben két rész van; az első részt ismeretek és megértés, személyes kijelentések, kérdezés, megbeszélések és egyéb bizonyítékok alapján értékelik. A második részt a különféle eljárásokon alapuló bizonyítékok alapján értékelik.

Mit jelent a költségvetés megegyezése

Ha számszerűsített céljaid vannak, amelyeket el kell érned, vagy tudod, hogy meg kell birkóznod a bármikor felmerülő kritikus helyzetekkel, szükséged lesz egy tervre. Meg kell terveznie megtakarításait, bevételeit és kiadásait, és ez vonatkozik mind a személyes, mind az üzleti célokra. Röviden: meg kell állapodnia a költségvetésről.

Mi a költségvetés?

A költségvetés olyan pénzügyi dokumentum, amely megtervezi a jövőbeni megtakarításokat, kiadásokat, bevételeket és kiadásokat. Költségvetést tervezhetnek magánszemélyek, vállalkozások vagy szervezetek, hogy előre jelezzék, működhetnek-e a tervezett bevételeikkel és kiadásaikkal. A költségvetés képet ad arról is, hogy a vállalkozás hogyan teljesít a következő pénzügyi évben.

Sokféle költségvetés

Sokféle költségvetés létezhet a kérdéses vállalkozás helyzete vagy része, valamint a rendelkezésre álló pénzügyi adatok alapján.

• Ha nem állnak rendelkezésre elegendő pénzügyi adatok, az előző évi becslések alapján költségvetést készítenek, és ezt előrejelzési költségvetésnek nevezik.
• Az a költségvetés, amely azon alapul, hogy mennyi készpénzt költenek el a következő pénzügyi évben, készpénz-költségvetésnek nevezik.
• Ha egy új vállalkozás megkezdéséhez szükséges költségeket számolják, beleértve az üzleti tevékenység megkezdéséhez szükséges összes eszköz költségeit is, akkor ezt vállalkozásindítási költségvetésnek hívják.
• És vannak olyan teljesítmény-költségvetések, amelyek olyan szolgáltatásokon vagy projekteken alapulnak, ahol a költségvetéseket az egyes tételek értékelésével hozzák létre.
• A vállalat jövőbeni értékesítésének becslését értékesítési költségvetésnek nevezik.

Sokkal többféle költségvetés létezik, mindez a céltól, céloktól és egyéb érintett tényezőktől függ.

Miért fontos költségvetést készíteni?

Költségvetéssel történő tervezés egyértelmű képet ad arról, hogy mennyi pénz érkezik és mennyit fog költeni. Tehát mielőtt ténylegesen költ valamire, eldöntheti, hogy ez hatással lesz-e az adott év pénzügyeire. Fontosabban kezelheti, elérheti a célokat, csökkentheti a nem kívánt kiadásokat és hatékonyan kezelheti a pénzt. A költségvetés elkészítése megszabadítja a stressztől és a kételyektől, mert már tudja, mi van és mire számíthat.

A költségvetés kialakításához szükséges készségek és folyamatok

Különféle folyamatok léteznek, amelyeket ismerni és megérteni kell a költségvetés kidolgozása és elfogadása előtt. Néhányukat az alábbiakban tárgyaljuk:

• A becslések felhasználása a költségvetési tervezet kidolgozásakor (1.1. Szakasz)
• Hogyan lehet meghatározni a költségvetés elkészítéséhez szükséges prioritásokat és pénzügyi forrásokat (1.2. Szakasz)
• A prioritások meghatározásának célja és előnyei a költségvetés elkészítésekor (1.3. Szakasz)
• A becsült költségek és bevételek értékelésének és igazolásának célja és előnyei (1.4. Szakasz)

Megérteni a költségvetés fejlesztését

A költségvetés kidolgozásának több szakasza van, és különféle tényezőket is figyelembe kell venni. Létrejön egy költségvetési tervezet, amely javaslatokat tartalmaz az említett költségvetési időszak kiadásaira és beruházásaira.

Magyarázza el, hogyan kell használni a becsléseket a költségvetési tervezet kidolgozásakor (1.1. Szakasz)

A költségvetési tervezet kidolgozásakor figyelembe kell venni az előző pénzügyi évek költségvetését, eredménykimutatásait és a vállalkozás pénzforgalmát. A bevételek és ráfordítások előrejelzésekor legyen nagyon óvatos és konzervatív, és mindig használja a helyes és határozott tényleges adatokat, ha kéznél vannak. Legyen kész kezelni a költségvetés becsült értékeinek változásait is.

Megjegyzés: Ahol nincs tényleges adat, a költségek becslésénél becsülje meg a lehető legmagasabbat, például a legmagasabb közüzemi számlát; a jövedelem becslésénél találjon ki egy alacsony értéket, például vegyen olyan értéket, amely a szolgáltatáshoz a legkevesebb jövedelmet hozta.

Ha becsléseket használ a költségvetési tervezet elkészítéséhez, készítsen egy listát a költségvetés kidolgozásához szükséges összes erőforrásról. Gyűjtse össze az összes forrást, majd végül állítsa össze a költségvetés kidolgozásához. Ezt elő kell készítenie a pénzügyi (pénzügyi) év kezdete előtt.

A fenti tények betartása során betartandó fontos tények:

• Létre kell hoznia az összes költség listáját. A kiadásokat külön csoportosítsa és rajzoljon egy listát. Például irodai írószerek, felszerelések, fizetések és biztosítások. Készítsen becsült költséglistát, és használja az előző évi kiadásokat referenciaként.
• Keresse meg az esetleges korlátozásokat, például a maximális vagy minimális költési összeget, vagy az egyes feladatokhoz és projektekhez rendelt időtartamokat, és vegye ezeket figyelembe.
• A következő lépés az összes jövedelem listájának elkészítése. Besorolja a fentiek szerint, és készítsen egy listát azokról a forrásokról, amelyeken keresztül jövedelme lesz, és mindegyikre becsült összeget. Például a nyújtott szolgáltatásokból, nyújtott termékekből, külső finanszírozásból, adókból, értékesítésekből vagy bármilyen adománygyűjtő eseményből származó jövedelem.
• Hozzon létre kapcsolatot a bevételek és a kiadások között. Megvan a jövedelmek és a kiadások listája. Kitalálja a bevétel forrását, amely elősegíti a költségeket, és hozzon létre egy interaktív vázlatot.

• A legjobb, ha tapasztalt és képzett emberek tanácsát veszi igénybe a költségvetés elkészítése során, mivel nem mindenki képes hozzá saját maga a költségvetés kidolgozásához, különösen nagy szervezeteknél vagy vállalatoknál.
• Amíg rendelkezik a kiadások listájával, dolgozzon ki egy kiemelt listát, figyelembe véve, hogy milyen kiadások járulnak hozzá a szervezet fejlődéséhez vagy egy adott cél eléréséhez. Írja le az egyes kiemelt feladatokra vonatkozó becsült kiadásokat (vegye figyelembe az összes olyan költséget, mint a személyzet, a fizetés, a szállítás, az erőforrások, a közüzemi számlák és minden egyéb kapcsolódó költség).
• Ne feltételezzük, hogy szoros illesztés lesz a bevételek és a kiadások között. Váratlan kiadások bármikor felmerülhetnek, ezért célszerű pénzt különíteni különféle kiadásokra.

• Készítsen egy listát azokról a dolgokról, amelyeket először szeretne végrehajtani az új pénzügyi évben; például béremelés, irodahelyiség-bővítés vagy felújítás. Készítsen listát ezekre a dolgokra vonatkozó becsült kiadásokról.
• Az összes fenti adat felsorolásának legjobb módja az, ha egy táblázatot használ a bevételekkel és kiadásokkal együtt, a forrásokkal együtt. Ha a bevételek és kiadások előrejelzett értéke megközelítőleg azonos, akkor a költségvetést kiegyensúlyozott költségvetésnek nevezzük. Ha a kiadásai alacsonyabbak a jövedelemnél, akkor van többlete, és utána nézhet, hogy lehet-e bármit is tenni vele az üzlet vagy a szervezet javítása érdekében. Ha a kiadások meghaladják a jövedelmet, akkor hiány lesz, és a szervezetnek meg kell vizsgálnia a kiadások csökkentésének módjait; például közüzemi számlák és írószerek csökkentése, vagy adománygyűjtő rendezvények vagy adományok keresése.

Megjegyzés: Amint tapasztalatokat szerez a költségvetések fejlesztésében, a következő évek költségvetésének elkészítése könnyebbé válik. Tudni fogja, hol kell információt és forrásokat keresni, és hogyan lehet meghatározni a prioritásokat.

Magyarázza el, hogyan lehet meghatározni a költségvetés elkészítéséhez szükséges prioritásokat és pénzügyi forrásokat (1.2. Szakasz)

Ahhoz, hogy a vállalkozás jó úton haladjon, helyesen kell meghatározni a prioritásokat (prioritásalapú költségvetés-tervezés), valamint a pénzügyeket jól megtervezni és kezelni.

A prioritás-alapú költségvetés-tervezés logikája az, hogy a pénzügyi forrásokat költségvetési tételekhez - például szolgáltatásokhoz vagy projektekhez - kell elkülöníteni annak alapján, hogy ez a költségvetési tétel mennyire eredményes a szervezet számára nagy értékű célok és célok elérésében. Tehát a költségvetés tételeit a fenti tények alapján rangsorolják, és a finanszírozást ennek megfelelően osztják el.

Most meg kell vizsgálnunk a prioritások és a pénzügyi források azonosításának módjait.

Hogyan tudja valaki azonosítani a prioritásokat?

Szüksége van készségekre, tapasztalatokra, logikus gondolkodásra és a szervezet működésének vagy működésének jó ismeretére. Ha elkészítette az előző évi költségvetést, akkor fog képet kapni arról, hogyan határozta meg ezeket a tényezőket, és ez megkönnyíti az Ön számára a feladatot. Az elsőbbségi elemek olyan szolgáltatások, amelyek a legmagasabb értéket kínálják a szervezet vagy a vállalat számára.

Néhány módja annak, hogy azonosítsa az arányosságokat a költségvetés kidolgozása során

• Ha az előző év (ek) ben költségvetéseket készített, akkor alapul használja a tervezett jövedelmek és kiadások listáját. Használja a vállalat vagy szervezet legfrissebb pénzügyi kimutatását az értékesítés és a profit számadataihoz. Kisebb változások vagy ingadozások lehetnek egyes számokban, és a prioritások is változtak volna. Jegyezze fel ezeket a változásokat, és a költségvetés elkészítése során vegye figyelembe a fenti tényezőket.

• A költségvetési tételek rangsorolásakor alaposan vizsgálja meg az egyes tételeket és azok fontosságát a szervezet számára. Vizsgálja meg azokat a területeket, amelyeknek ez a tétel hatással lesz, és sorolja fel az ettől függő osztályokat; például az informatikai szolgáltatások fejlesztése, a továbbfejlesztett technológiák, a költségek csökkentése, a munkahelyi termelékenység stb..
• Keresse meg azokat az alapvető célokat, amelyek érdekében a szervezet működteti, például a közösség jólétét, az egészséges életmód támogatását, az idősebb emberek számára minőségi szolgáltatások nyújtását vagy a minőségi otthoni termékek elérhető áron történő biztosítását. Hozzon létre egy stratégiai tervet a prioritások azonosításához.
• Felméréseket, értekezleteket vagy fókuszcsoportokat folytathat, beleértve a nyilvánosságot is, annak érdekében, hogy döntéseket hozzon egy szolgáltatás prioritássá tételéről.

Amint logikus döntés születik a prioritási listáról, forrásokat kell elosztanunk ezekre a dolgokra. Ehhez meg kell határoznunk a pénzügyi forrásokat.

A költségvetés elkészítéséhez szükséges pénzügyi források azonosításának módjai

Forrásokra lesz szükség a folyamatos kiadásokhoz, a rövid távú kiadásokhoz és az egyszeri kiadásokhoz.

• Menjen át a prioritások listáján a meglévő kiadásokhoz. Hivatkozhat az előző évi forráselosztási mintára és követheti ezt, vagy változtathat, ha van egy praktikusabb és előnyösebb alternatíva. Előfordulhat, hogy az egyik tételhez nagyobb finanszírozásra van szükség a másikkal szemben, csak azért, mert magasabb prioritású. Egyes szolgáltatások közös finanszírozással rendelkezhetnek.
• Nézze meg az egyes költségeket, és rajzoljon vázlatot mindarról, ami az adott kiadástól függ; például az osztályok, a szolgáltatási területek és a működési területek. Vizsgálja meg a költségvetés ezen működési területekre gyakorolt ​​hatásait, és ezen információk felhasználásával állítson össze egy kiemelt listát. Lásd a korábbi pénzügyi kimutatásokat. Ismerje meg az e területekre fordítás előnyeit, miközben kiemelt fontosságúnak tartja őket.
• Ellenőrizze, hogy van-e elegendő erőforrás minden olyan tételhez, amely meghatározott prioritást élvez, és ha hiány van, akkor szponzorokat kereshet, rendezvényeket szervezhet pénzgyűjtés céljából, vagy együttműködhet partnerségi szervezetekkel a költségek csökkentése vagy megosztása érdekében.

Megjegyzés: Attól függően, hogy milyen szervezetnél vagy vállalatnál dolgozik, méretétől és működésétől függően szükség lehet egy teljes költségvetésre vagy sok egyedi költségvetésre a különböző műveletekhez.

Magyarázza el a költségvetés elkészítésekor a prioritások meghatározásának célját és előnyeit (1.3. Szakasz)

A költségvetés kidolgozásának prioritásainak meghatározásának sok előnye is van.

A költségvetés elkészítésekor a prioritások meghatározásának célja és előnyei:

• A költségvetés segít a rendelkezésre álló pénzek hatékony kezelésében.
• A prioritások és a rendelkezésre álló források meghatározása elősegíti a megfelelő források elosztását a releváns vagy kiemelt fontosságú projektekhez.
• Ha jól megtervezett költségvetés van, akkor hatékonyan nyomon követheti a szervezet teljesítményét, hogy lássa, teljesültek-e a célok. Bármely hiba, amely a költségvetési döntésekben bekövetkezett, vagy az üzleti vállalkozások gyenge / alacsony teljesítménye a nem hatékony költségvetés-tervezés miatt, felhasználható a jövőbeni döntéshozatali folyamat javítására.

• Meg tudja tervezni a szervezet jövőbeli céljait, céljait és teljesítményét.
• A prioritások hatékony meghatározása elősegíti a jövőbeli költségvetések pontosabb összeállítását.
• Világos elképzelése lesz arról, hogy mikor kell megtennie a szükséges intézkedéseket, ha bármi kijön a tervből.
• Ön képes lesz azonosítani a problémákat még azelőtt, hogy azok felmerülnének, miközben figyelemmel kíséri a költségvetést: például sürgősségi pénzügyi szükségleteket vagy cash flow-val kapcsolatos problémákat.
• A prioritásoknak megfelelő költségvetés-tervezés elősegíti a szervezet zavartalan működését és növeli a személyzet motivációját.

Magyarázza el a becsült költségek és jövedelem értékelésének és igazolásának célját és előnyeit (1.4. Szakasz)

Miután meghatározta a költségvetési tételek prioritásait és forrásait, el kell különítenie a költségeket a költségvetés egyes tételeihez. Ennek hatékony végrehajtása érdekében meg kell vizsgálnia és ki kell értékelnie a költségvetés egyes tételeihez szükséges összeget. Ebben a folyamatban költség-haszon elemzést végeznek.

• Képes értékelni, hogy valamely költségvetési tétel összhangban van-e a szervezet működését irányító elvekkel.
• Kidolgozhatja, ha egy cselekvés előnyei meghaladják a költségeket, vagy ha a költségvetés hatására nő a termelékenység.
• Képes lesz azonosítani, hogy szükség van-e extra költségvetési forrásokra, megfelelő-e az ok, vagy jogosak-e.
• Kerülheti az utolsó pillanatban történt változásokat, vagy módosíthatja a közelgő költségvetési terveket, és készen áll arra, hogy szembenézzen velük.
• Meghatározhatja azokat a területeket, amelyek további kiadásokat igényelhetnek, például olyan projektek, amelyek további kiadásokkal járhatnak, és fel lehet készülni
• Biztos lehet benne, hogy a becslések reálisak és pontosak, és aggodalom nélkül megvalósíthatja azokat.
• Csökkentheti a költségeket vagy elkerülheti a költségeket az értékelés során, ha úgy találja, hogy a költség nem követelmény vagy szükség.
• Könnyen eldöntheti, hogy a szerződések (a projekt átadása szerződéses ügynökségeknek) költséghatékonyabbak lesznek-e, mint a közvetlenül a projekten dolgozó szervezet.

Itt van egy kísérő cikk a helyettesített költségvetések tárgyalásáról és a költségvetés elfogadásához szükséges készségekről.

Remélem, hogy hasznosnak találja az itt található információkat. Kérjük, ne habozzon, hagyja meg javaslatait, tapasztalatait és ötleteit az alábbi megjegyzések részben.

Köszönöm, hogy betértél.

Minden jót!

Livingsta