Percek szedése: i rész

Livingsta's Photography

Bevezetés

Ez a cikk azoknak a pályázóknak készült, akik képesítést szereznek az üzleti és adminisztrációs területen. Ez nem azt jelenti, hogy nem lesz hasznos / hasznos másoknak. Ez a cikk mindenki számára előnyös lesz, aki egy vállalkozásnál vagy szervezetnél dolgozik, és jegyzőkönyvet készít a megbeszélések és döntések pontos nyilvántartásának elkészítéséről az értekezletek és a tevékenységek naplózása során a munkaköri részeként.

Ahhoz, hogy jegyzőkönyveket lehessen készíteni egy értekezleten, rendelkeznie kell jó kommunikációs készségekkel, értékelési készségekkel, interperszonális készségekkel, szervezési és tervezési készségekkel. A percfelvétel nem csak ülést jelent egy értekezleten és jegyzeteket ír. Sok felkészüléssel jár a találkozó előtt és után, valamint sok készséggel ahhoz, hogy a percek legjobb eredményei jöjjenek létre.

Mielőtt az ülés valóban megtörténne, fel kell készülni a találkozóra a helyszín, a résztvevők, a napirend, a frissítők, a hozzáférési követelmények és a szükséges dokumentumok tekintetében. Minden előadáshoz készen kell állnia minden felszereléssel, például laptop, írásvetítő, az ötletek bemutatásához szükséges anyagok és dokumentumok.

Az ülés megkezdése előtt jegyezze fel a napirend utolsó pillanatbeli változását. Mindig őrizzen egy példányt az utolsó találkozón felmerült kérdésekről és a cselekvési pontokról. Miközben perceket vesz igénybe, a legjobb, ha van egy sablon, amely releváns a szervezet követelményeinek, stílusának és szabványainak.

Ennek az egységnek a befejeztével a jelölt jól ismeri az értekezletek szerepét, az értekezletek miértjét, a jegyzőkönyvezésre alkalmazható jogi és szervezeti követelményeket, a jegyzőkönyv készítésének okait és azok előnyeit, a jegyzőkönyv elkészítésének okát pontosak és az üléseken a jegyzőkönyv készítési folyamat, az előtte és az azt követő értekezlet részeként használt különböző dokumentumok.

A jelentkezőknek ismereteik lesznek a különböző típusú percekről és a percek írásmódjairól, a jegyzőkönyvek felépítéséről és a megfelelő nyelvezetű írásról, valamint a biztonságos és biztonságos tárolásukról. Ezeket a sorozat harmadik része tárgyalja.

Az egység elindítása előtt ismernie kell a percek meghatározását vagy jelentését.

A jegyzőkönyv hivatalos dokumentum, és az ülésről készült jegyzőkönyvek összefoglalója. Pontosak és információkat tartalmaznak arról, amit egy értekezleten megbeszéltek, mik voltak az ajánlások, a megbeszélések döntéseiről és azok cselekvési pontjairól.

A jól megírt jegyzőkönyv rövid, pontos és informatív lesz, és logikusan világos vitákkal, ajánlásokkal, döntésekkel és cselekvési pontokkal jelenik meg.

A találkozók szerepe

A szótár az értekezletet „ formálisan rendezett összejövetelként ” vagy „az összegyűlés társadalmi cselekedete valamilyen közös cél érdekében ” definiálja.

A találkozó két vagy több ember összejövetele a megbeszélésekre, az információk megosztására és a megállapodás elérésére. A találkozók különféle módokon történhetnek, például személyes találkozók, konferenciahívások, videokonferenciák stb. Az értekezlet nem lehet időpazarlás és hatékony. A hatékony találkozók megfelelő tervezéssel történnek, és céljuknak és eredményüknek kell lenniük.

Az értekezletek szerepei a következők:

• A fellépés összehangolása, közösen elfogadott döntés meghozatala.
• Gyorsabban döntéseket hozni, mint telefonhívásokkal és e-mailekkel. Például frusztráló lehet az emberek csengetése, hangposta elhagyása vagy e-mail küldés, és sokáig várni a válaszra.
• Időmegtakarítás céljából például olyasmi, amelynél több mint 15 percet vett igénybe egy e-mailre történő írás, amely még mindig nem egyértelmű a címzett számára, két perc alatt átbeszélhető, ha négyszemközt találkozik.
• Információk megosztása, ötletek és információk megszerzése vagy felkutatása és a dolgok tisztázása.
• Problémák vagy problémák megoldása és munkastratégiák megtervezése.
• A szervezeti vagy részlegi kérdések részletes megvitatása, amikor ez e-mailes kommunikáció útján nehéz lehet.
• A zavartság, konfliktusok és ellentmondások elkerülése érdekében.
• Megbeszélni projekteket, vagy bármi, ami a munkával és annak megvalósításával kapcsolatos.
• A konfliktusok tisztázása és rendezése, valamint a viták rendezése.
• Döntéseket hozni a megvitatott kérdésekben, és segíteni a múltban hozott döntésekkel szembeni fellépés nyomon követésében.
• A döntések gyorsabb meghozatala, mivel mindenki egy helyen áll rendelkezésére, hogy megvitassák és eldöntsék.
• Szerződésekről és megállapodásokról tárgyalni a szervezettől vagy az érintett ügyektől függően.
• Mindenkinek lehetőséget adni arra, hogy elmondja és elmondja gondolatait és ötleteit.
• Sürgősségi döntések és intézkedések meghozatala szükség esetén - válságkezelés.
• Segíteni a csapatépítésben és a motivációban.
• Segíteni a célok és célok kitűzésében.

Általában a találkozó feladata bizonyos fontos megbeszélések lefolytatása és döntések meghozatala az összes érintett tag egy helyre való összehívásával. Ezzel elkerülhető a sok telefonhívás, e-mail és az ezzel járó zűrzavar, segítve egyértelmű döntések meghozatalát és a műveletek hozzárendelését az érintett személyhez, személyhez vagy osztályhoz.

Jogi és szervezeti követelmények, amelyek vonatkozhatnak a jegyzőkönyv készítésére

Az értekezlet-jegyzőkönyveknek számos okból meg kell felelniük a szervezet jogi és szervezeti követelményeinek.

A jegyzőkönyvtől elvárt minimumkövetelmények a következők:

• Hol tartott a találkozó?
• Mikor került sor a megbeszélésre, beleértve a dátumot és az időt?
• Kik voltak jelen a találkozón, és milyen szerepük volt a találkozón?
• Kik hiányoztak?
• Hogyan zajlott a találkozó?
• Mi történt az ülésen?
• Mit beszéltek meg az ülésen?
• Mi döntött, valamint a megbeszélések és döntések hivatalos cselekvési pontjai?

A jegyzőkönyvek sok esetben és sok szervezetben jogilag kötelező erejű dokumentumokként szolgálnak, és bizonyítékként szolgálhatnak bizonyos vitákra és döntésekre, ha a jövőben jogi kihívások merülnek fel.

A jegyzőkönyvnek a végén meg kell adni a következő ülés időpontját, valamint lehetőség szerint az időpontot és a helyszínt is. A jegyzőkönyvnek dokumentálnia kell a határozatképesség jelenlétét, mivel a legtöbb érvényes döntéshez minimális számú emberre van szükség a döntéshozatalhoz. Például az én szervezetemben, amikor az Operations Manager csapatmegbeszélésen hoz döntéseket, akkor azt várják, hogy egy csoport vezetője jelen legyen, hogy a döntés szervezetünk jogi és szervezeti követelményének részeként érvényes legyen.

A jegyzőkönyv előnyei, mint a megbeszélések és döntések pontos nyilvántartása

A hivatalos és informális találkozókról jegyzőkönyv készül, és az ülés lehet rövid értekezlet, bizottsági / testületi ülés vagy csoportos beszélgetés stb. A jegyzőkönyvek stílusa céltól függően változik.

A jegyzőkönyv egy esemény vagy találkozó jegyzőkönyve, és így nyilvántartásba veszi, hogy hivatalos bizonyítékot szolgáltasson a történtekre, vagy az egyeztetéseken megbeszélt és elhatározottakra. Segít azoknak az embereknek, akik nem tudtak részt venni az értekezleten, valamint segítséget nyújt a szervezetnek vagy a vállalatnak a jövőbeli referenciákhoz. Emiatt a jegyzőkönyvnek pontosnak kell lennie.

A jegyzőkönyvek célja és előnyei a megbeszélések és döntések pontos rögzítéseként:

• Számos vállalat nemcsak jegyzőkönyveket készít saját referenciája és nyilvántartása céljából, hanem ezeket az információkat meg kell osztania partneri társaságaival és a tulajdonosokkal is. Ezekben az esetekben a jegyzőkönyvek bizonyítékot szolgáltatnak az értekezletek előfordulására, és tükrözik a szervezet minőségét és színvonalát is.
• Nyilvántartást nyújtanak a megbeszélésekről és a döntésekről, és így a szervezet emlékezetének és történetének szolgálnak.
• A nyilvános irányító testületekről a jegyzőkönyveket meg kell osztani a nyilvánossággal. Tehát a találkozó nyilvántartásai a nyilvánosság számára hozzáférhetővé válnak, mivel az emberek tudni akarják az értekezletek és megbeszélések eredményeit, és hogyan készültek.
• A jövőben konfliktus esetén az említett döntések és intézkedések nyomon követésére jegyzőkönyvek használhatók.
• Perceken belül lesznek akciópontok, amelyeket meg kell cselekedni, és ezek segítenek a szervezet változásaiban és fejlesztéseiben, így a percek emlékeztetik ezeket a cselekedeteket, arra a személyre, akinek cselekednie kell, és milyen időn belül kell cselekednie..
• A jegyzőkönyvek megosztása az érintett emberekkel, akik nem voltak képesek részt venni, folyamatosan tájékoztatják őket minden változásról, megbeszélésről és döntésről.
• Általánosságban elmondható, hogy ezek a percek elősegítik a szervezet növekedését, valamint az osztályok és a csapattagok felépítésében.

Minta sablon az értekezlet menetrendjéhez

Livingsta - MS Word-ben készült

Az értekezleteken gyakran használt dokumentumok: napirendek, jegyzőkönyvek, felmerülő ügyek, cselekvési lapok

Ahhoz, hogy bármely ülés eljárási módon történjen, van néhány fontos és szükséges dokumentum, amelyek nélkül az ülés nem megy zökkenőmentesen.

Az értekezlethez szükséges dokumentumok:

Napirend - A napirend olyan dokumentum, amelyet vagy egy titkár, vagy egy adminisztrátor, vagy bárki, aki hasonló pozícióban vagy munkakörben tölt be. Ezt követően az elnök jóváhagyja és továbbítja az ülésen részt vevő többi tagnak. Terjeszthető elektronikus úton vagy nyomtatott példányként. A legjobb, ha van néhány tartalék példány.

A Napirend tetején szerepel az ülés neve, találkozó dátuma, az ülés ideje és az ülés helye. Ezt követően a résztvevők, a bocsánatkérések és a látogatók / előadók követik. Ezután következik a napirendi pont, ahol a sürgős és fontos ügyek szerepelnek a lista tetején. Kötelező napirendi pontok az előző jegyzőkönyvek vagy az előző jegyzőkönyvek megerősítése, a felmerülő kérdések és minden egyéb ügy. A többi az ülésen érintett tagoktól gyűjtött elemek.

Minta sablon a jelenléti ívhez

Livingsta - MS Word-ben készült

Jelenléti ív - Ez a dokumentum az értekezlet összes résztvevőjének listáját tartalmazza. A pontos adatok érdekében néhány oszlop szerepel, például: Név, Beosztás, Kapcsolattartó száma, E-mail cím. Ez segít a jegyzőkönyvírónak abban, hogy percek alatt felírja a neveket, és szükség esetén könnyebben kapcsolatba léphet velük, különösen, ha külső tagok vesznek részt az ülésen. Kérjük, olvassa el a jobb oldali formátumot, amelyet a szervezetemnél használok a részvételhez.

Ezt általában nem belső megbeszélésekre használják, hanem olyan találkozókra, ahol külső ügyfelek vagy partnerségi szervezetek vesznek részt. De mindig jó, ha van olyan, ahol ennyi tag vagy különböző osztály vesz részt egy értekezleten, és vannak olyan emberek, akiket nem ismer fel. Ez csökkenti a résztvevők listájának felírására fordított idejét is, különösen nagy számú résztvevő esetén.

Fogalmak és rövidítések szószedete - Ha az értekezleten olyan üzleti megbeszélésekre kerül sor, amelyekben a szakkifejezéseket és a rövidítéseket használják, és ha vannak olyan résztvevők, akik nem ismerik ezeket a kifejezéseket és rövidítéseket, akkor a legjobb, ha ezek listáját adjuk rövid leírás vagy jelentés. Ez segít nekik könnyedén követni a találkozót és megállítani a túl sok felesleges megszakítást.

Minta Minuting sablon

Livingsta - MS Word-ben készült

Etikai kódex / magatartási kódexek - Ez nem minden értekezleten használható, de felhasználható az igazgatósági üléseken, valamint a nyilvánosság részvételével zajló üléseken stb. Ez az elvek és elvárások összessége, amelyet a tagok megfogalmaztak. be kell tartaniuk, amikor részt vesznek az ülésen. A találkozó zökkenőmentes és sikeres funkcionalitását szolgálja. Egyes találkozókon a szólásszabadság megőrzésére szolgál.

Előző jegyzőkönyv - Ezek az előző ülésről készült jegyzőkönyvek, amelyeket beolvasnak és megerősítenek. Az előző találkozó cselekvési pontjait is ellenőrizzük, hogy végrehajtották-e őket, vagy ha a cselekvések milyen állapotban vannak, ha nem hajtják végre, ennek okait összegyűjtik és feljegyzik a jegyzőkönyvbe, a szükséges cselekvésekkel vagy döntésekkel együtt.

Jegyzetek készítése (jegyzőkönyv) - A jegyzetelés a jegyzőkönyv elkészítésének lépése. Ez a fő dokumentum egy értekezleten, mivel mindent rögzítenek, ami megtörténik, megbeszélésre vagy elhatározásra kerül. A jegyzeteket titkárok, adminisztrátorok vagy hasonló irodai személyek veszik le, és egyeztetett stílusban írják le azokat a szervezeti irányelvek és eljárások szerint. Sablon használható a jegyzetelés megkönnyítésére.

Minta sablon a műveleti megjegyzésekhez

Livingsta - MS Word-ben készült

A jegyzőkönyvek mellékletei - Néha az értekezleteken előfordulhat, hogy egy házirendet vagy eljárást, vagy jelentést kell felolvasni és elfogadni. Ebben az esetben ezt a dokumentumot a tagok elolvasva hozzák be az ülésbe, és ezt csatolni kell a jegyzőkönyvhöz. Ennek végrehajtásának részleteit ennek az egységnek egy másik szakaszában tárgyaljuk.

Bemutató cikkek - Egyes üléseken előadások készülnek. Noha az előadások nagy képernyőn, írásvetítőkkel készülnek, mindig jó, ha minden résztvevőnek másolatot adunk, így nyilvántartásuk van arról, amit bemutattak, és ez is segít nekik feljegyezni azokat a fontos szempontokat, amelyek hasznosak lehetnek, vagy hasznos lesz számukra a későbbi felhasználáshoz, ahogy az előadás folyik.

Műveleti lapok - Ez a lap nem kötelező, de az áttekinthetőség és a megfelelő szervezés érdekében megteheti, hogy összegyűjti az előző találkozó összes akciópontját, és megemlíti mindegyik állapotát, hogy könnyebben át lehessen haladni. a találkozó során. Az aktuális értekezlet bármely műveleti pontját fel lehet jegyezni arra a lapra, míg egyes műveletek kapcsolatban lehetnek a korábbi műveletekkel. Az értekezlet végén könnyebb lesz összefoglalni az összes cselekvési pontot erről a lapról. Ez azonban nem kötelező. A különböző emberek másképp működnek, így bármilyen olyan módszert használhat, amely kényelmes, és amelyek egyszerűbbé és könnyebbé teszik a folyamatokat az Ön számára.

Ezeken kívül, az értekezlettől és annak céljától függően, különféle egyéb dokumentumok, például az értekezletről szóló értesítés, pénzügyi jelentések, kutatási jelentések, projektjelentések, levelezés, az elnök beszámolója stb.

Kérjük, kövesse az alábbi linket, hogy eljuthasson ennek az egységnek a következő részéhez, ahol az ülés elnökének szerepe és felelőssége, hogyan működik együtt a jegyzőkönyvvezető az elnökkel az ülés során, hogyan lehet hatékonyan hallgatni és jegyzetelni, valamint a cél megbeszélik az ülés során felmerülő kétségeket.

Jegyzőkönyv készítés - II. Rész

Remélem, ez némi segítséget nyújtott Önnek. Köszönöm hogy elolvastad. Kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velem a cikkel kapcsolatos bármilyen kérdése vagy visszajelzése esetén. Ha úgy érzi, hogy nem az érintett témákat fedi le, kérjük, küldjön visszajelzést!

Köszönöm.

Livingsta