Tartalomjegyzék:
- Bevezetés
- Stoplight állapota
- Állapotfrissítés
- Mérföldkő ütemezése
- Repülés közbeni és közelgő munka
- Kockázatok és kérdések
Bevezetés
A heti státusfrissítések megírása nehézkesnek érezheti magát, de ez egy kritikus eszköz, amely segít a projektmenedzsereknek a pályán tartani a projektet. A heti státuszjelentések folyamatosan tájékoztatják a vezető vezetést és a projekt csapatát a projekt státuszáról, fórumot adnak a kockázatok és problémák mindenki elé terjesztésére, és újabb utat kínálnak arra, hogy folyamatosan mérföldkő dátumokat tegyenek mindenki elé hogy az emberek továbbra is rájuk összpontosítsanak. Ez a cikk bemutatja azokat a kritikus elemeket, amelyeket minden heti projektállapot-jelentésben fel kell vennie.
Egy egyszerű zöld, sárga vagy piros jelzőlámpa-jelző nagyon sokat tud kommunikálni a projekt állapotáról.
Amerikai külügyminisztérium
Stoplight állapota
A stoplámpa állapota zöld, sárga vagy piros jelző. Zöld jelzi, hogy a projekt ütemterve van, és nincsenek problémák. A sárga azt jelzi, hogy fennállnak olyan kockázatok, amelyek, ha nem foglalkoznak, határozott hatással lesznek a projekt ütemtervére vagy a projekt költségvetésére. A piros azt jelzi, hogy a projektnek jelentős problémái vannak, és a hatás, az ütemterv vagy a költségvetés hatása elkerülhetetlen. Miután egy vörös állapotú projektet megcímzett, újra kell alapoznia a projektet, ekkor áthelyezheti azt egy piros stoplight állapotba.
Állapotfrissítés
Az állapotfrissítés szakasz egy rövid, kiírt összefoglaló, amely megmutatja, hol tart jelenleg a projekt. Ideális esetben ezt csak néhány mondatra kell korlátozni, amely eléri a magas hangokat. Általában ez arra hívja fel a figyelmet, hogy a csapat hol tart a projekt következő mérföldkőjének elérése tekintetében. Alternatív megoldásként, ha a projekt jelenleg komoly visszaesést tapasztal, akkor ez egy jó hely, hogy felhívja ezt, hogy bekerüljön a vezető vezetés radarjába. Ezenkívül, ha a projektnek több fázisa van, tartalmazzon egy rövid állapotfrissítést, amely az egyes fázisok vagy a projekt egyik kulcsának állapotához kapcsolódik.
A projekt mérföldköveinek és a hozzájuk tartozó dátumoknak a felvétele mindenki számára magas szintű négyzetet biztosít, hogy ellenőrizze, hogy a projekt megfelelő-e.
Projektgyorsító hírek
Mérföldkő ütemezése
A mérföldkövek azok a fontos dátumok, amelyeket kritikus fontosságú a projektcsapat számára a projekt fejlesztése során. Például mérföldkő lehet annak bemutatója, amin dolgozik a befektetők vagy a legfontosabb érdekelt felek számára, vagy a várható befejezés dátuma. Meg kell hívnia a mérföldkő dátumát a heti projektállapot-jelentésben annak biztosítása érdekében, hogy mind a projekt legfontosabb érdekeltjei, mind a projektcsapat ne tévessze szem elől őket.
Repülés közbeni és közelgő munka
A heti státuszfrissítésbe foglaljon be egy szakaszt, amely összefoglalja, hogy a projektcsapat tagjai jelenleg milyen munkán dolgoznak, és milyen munkára fognak tovább lépni ezután. Képesnek kell lennie arra, hogy ezeket az információkat a projekt ütemezésének és a munkabontási struktúra kombinációjának alapján gyűjtse össze. Ez a projektmenedzser kordában tartását is segíti, mivel arra kényszeríti őket, hogy mindenkivel érintkezzenek a bázissal, hogy ellenőrizzék, min dolgoznak és milyen feladatokra lépnek tovább. Ez a projektcsapat tagjainak további lehetőséget kínál arra is, hogy felvethessék az esetleges problémákat vagy a láthatáron lévő kockázatokat.
Kockázatok és kérdések
Az utolsó, de mégis kritikus szakaszok, amelyeket a heti projektállapot-jelentésben fel kell venni, a kockázatokra és kérdésekre vonatkoznak. A kockázatokat felhívó szakasznak világosan ki kell hívnia a láthatáron látható projekt összes lehetséges kockázatát és azt a tervet, amelyet a kockázatok mérséklésére van szükség abban az esetben, ha azok problémává válnak. Ez nem egzakt tudomány, és nem lehet mindenre felkészülni, de biztosítani akarja, hogy mindent felismerjen, amit csak tud, és hogy durva elképzelése van arról, hogyan irányítaná azt abban az esetben, ha egy probléma. A kérdés szakaszban fel kell sorolni a projekt során jelenleg tapasztalt összes problémát és az azok kezelésére irányuló intézkedéseket.
© 2017 Max Dalton