Tartalomjegyzék:
- Találkozók, amelyeken részt vettem
- Mindenki jobb találkozókat szeretne
- 1. A nagy találkozók ne futtassák magukat
- 2. A tervezés a végét szem előtt tartva kezdődik
- 3. Mindig van hivatalos napirend
- 4. Az alapszabályokat kifejezetten kifejezik és elfogadják
- 5. A megbeszélés nyomon követése érdekében kulcsfontosságú feladatok vannak
- Időmérő
- Flipchart / tábla jegyzetkészítő
- Találkozó jegyzet / jegyzőkönyvíró
- 6. Van egy cselekvési terv a nyomon követésre
- Ezen tippek alkalmazása
Találkozók, amelyeken részt vettem
Mindenki jobb találkozókat szeretne
Ok, mindannyian ott voltunk… csak ültünk egy értekezleten, ami felesleges ideig látszik, és ez hatalmas pazarlásnak tűnt. Mindenki sokat beszélt, némelyik teljesen kívül esett a témában, és nem nyilvánvaló, hogy mi valósult meg valójában. Egyáltalán ismerősnek hangzik?
Szerencsére vannak olyan módszerek az értekezletek lebonyolítására, amelyek eredményesebbé teszik őket. A produktív találkozóknak mindig van célja, hatékonyak azok lebonyolításában és a megfelelő időtartamra vannak beosztva.
A következő hat tipp segíthet átalakítani a következő találkozót:
- A nagyszerű találkozók nem vezetnek maguknak.
- A tervezés a célt szem előtt tartva kezdődik.
- Mindig van hivatalos napirend.
- Az alapszabályokat kifejezetten kifejezik és megállapodnak.
- A megbeszélés nyomon követéséhez kulcsfontosságú szerepkiosztások vannak.
- Van egy cselekvési terv a nyomon követésre.
Szánjunk egy kis időt arra, hogy ezeket még alaposabban feltárjuk.
1. A nagy találkozók ne futtassák magukat
Valakinek vezetnie kell a zenekart, hogy mindenki harmonikusan játsszon, figyelje a nyereményt, elöl vezessen… hmm, megkapja a képet? Amikor az ülésen mindenki az egyedi szerepére összpontosít, egy embert kell kijelölni a fõsegítõként, hogy kicsinyítsen, hogy lássa az összképet, miközben a megbeszélések fejlõdnek és irányítják a hatékony kommunikáció folyamatát.
A jó könnyebbség segít a résztvevőknek abban, hogy zökkenőmentesen haladjanak az útvonalon, és kiváltsák a kihívásokat, ahol előfordulnak. A vezetőnek jó kommunikátornak kell lennie, és lehet az ülés elnöke, a résztvevők egyike, vagy egy külső személy, aki nem vesz részt az értekezlet beszélgetéseiben.
2. A tervezés a végét szem előtt tartva kezdődik
Tegye fel magának a következő kérdéseket:
- Mit próbálunk elérni egy értekezlet megtartásával? Melyek a kívánt eredmények?
- A találkozó a legjobb megoldás, vagy elérheti a célok egy részét vagy mindegyikét e-mail vagy más kommunikációs eszközök használatával?
- Kinek kell részt vennie? Hogyan azonosíthatjuk a megfelelő résztvevőket és a megfelelő számú résztvevőt?
- Milyen szintű felkészülés szükséges a végeredmény legjobb eléréséhez?
- Milyen folyamatokat kell beépítenünk az értekezletbe? Például fontolóra kell-e venni egy ötletgyűjtő ülést új ötletek generálásához, vagy egyéni előadásokat kell tartani a tájékozottabb együttműködés érdekében?
Az elérendő eredményekkel kezdve jobban azonosíthatja a résztvevőket, és feldolgozhatja a hatékony értekezlethez szükséges időt és előzetes munkát.
3. Mindig van hivatalos napirend
A leghatékonyabb ülések napirendjével, azaz az ülésen megvitatandó kérdések listájával rendelkezik. Míg olyan napirendekhez vagyunk szokva, amelyek csak a megvitatandó kérdéseket tartalmazzák, jobb módszer az, hogy az egyes napirendi pontok szándékát (célkitűzését) és kívánt eredményét belefoglalják úgy, hogy az ülés minden résztvevője ugyanazon az oldalon legyen.
Ha ilyen módon készítenek egy napirendet, akkor nyilvánvalóbbá válik, amikor a vita elmarad a pályáról, befejeződik, vagy amikor ideje lenne továbblépni. A hivatalos célkitűzések megmondják a résztvevőknek, hogyan lehet a legjobban hozzájárulni, és az eredmények mérik a vita hatékonyságát. Nagyszerű eszköz a vezetőnek vagy az elnöknek is, hogy az értekezletet sikeres befejezésre irányítsa.
Példa egy menetrendre, amely bemutatja az ütemtervet, az eredményeket és a célokat
4. Az alapszabályokat kifejezetten kifejezik és elfogadják
A megfelelő alapszabályok végrehajtása nagyobb folyékonysággal és kisebb súrlódással járhat. Általában az alapszabály kifejezés hallatán gondolhat a "telefonok rezegnek", "időben vannak" vagy "alkalmazza az aranyszabályt" stb. Ezek lehetnek a leggyakrabban alkalmazott szabványok, de a gyümölcsöző találkozók alapszabályainak is a következőkre kell összpontosítaniuk: a kommunikáció fokozása a nagyobb csoportelkötelezettség érdekében.
Az ezt példázó alapszabályok jó mintavétele Roger Schwarz (Schwarz, 2016) származik. Nyolc szabályt sorol fel a hatékony találkozókra: "Állami nézetek és valódi kérdések feltevése; osszon meg minden releváns információt; használjon konkrét példákat és állapodjon meg a fontos szavak jelentésében; magyarázza meg az érvelést és a szándékot; koncentráljon az érdekekre, ne az álláspontokra; tesztfeltevések és következtetések; együtt a következő lépések megtervezése; megvitathatatlan kérdések megvitatása. "
Ezeket a szabályokat úgy tervezték meg, hogy az egyéni és csoportos beszélgetések viselkedését irányítsák a szélesebb körű párbeszéd érdekében, de csak néhány példát mutatnak a pozitív részvételre ösztönző protokollokra. Saját eljárási és viselkedési normák létrehozása vagy adaptálása szabályozhatja és a gazdagabb eredmények felé terelheti a találkozót.
Az egyes alapszabályok teljes megértése minden találkozó elején fontos lesz a résztvevők számára, hogy megállapodjanak és megpróbálják megfelelni a kívánt normáknak.
5. A megbeszélés nyomon követése érdekében kulcsfontosságú feladatok vannak
A legsikeresebb megbeszéléseknek vannak olyan alapvető szerepeik, amelyeket a résztvevőknek kettős szerepként vagy külső személyeknek lehet kijelölni. A kiosztott szerepek az értekezlet hosszától, a résztvevők számától és az értekezlet mögött meghúzódó céltól függenek.
Időmérő
Kérjen önkéntest, hogy figyelje az időt a napirend alapján. Ez átterjedhet az értekezlet elnökének vagy segítõjének felelõsségére, azonban ha az értekezlet hosszadalmas vagy várhatóan bonyolult jellegû, akkor a legjobb, ha külön önkéntest kér.
Az időmérő szerepe az, hogy figyelmeztesse a résztvevőket, amikor az idő egy adott napirendi pont lejártához közeledik, hogy a csoport dönthessen további időpontról, ha az eredményt nem sikerült elérni, vagy beleegyezhet a továbblépésbe.
Flipchart / tábla jegyzetkészítő
Ha valaki egy flipchart festőállványon vagy táblán ábrázolja a találkozó előrehaladását, akkor széles képet ad arról, hogyan halad a találkozó.
A hozzájárulások ábrázolása új ötleteket ösztönözhet, vagy kapcsolatokat teremthet olyan elképzelések között, amelyek esetleg másként nem készültek el. Arra is ösztönözheti az embereket, akik tétováznak, hogy megosszák egymást, különösen olyan hangos résztvevők csoportjában, akik hajlamosak érvényesülni mások felett. Ez fordítva is mérsékelheti ezeket a személyeket, különösen, ha hajlamuk olyan érzésből fakad, hogy senki sem hallgatja és nem veszi komolyan gondolataikat. Az ötleteket, miután elfogták, hivatkozni lehet, ha van ismétlés.
A flipchart jegyzeteknek olvashatóaknak és pontosan rögzíteniük kell a legfontosabb hozzájárulásokat. Az egyszerűség és az átláthatóság érdekében vizuális szimbólumok vagy rövidítések ábrázolhatják vagy kísérhetik őket. Az értekezlet végén átírhatók és hozzáadhatók a hivatalos jegyzetekhez, vagy tárolhatók és referenciaként felhasználhatók a következő üléseken.
Találkozó jegyzet / jegyzőkönyvíró
Soha nincs garancia arra, hogy Ön és a többi értekezlet-tag később is megegyezzen abban, amit megbeszéltek vagy megbeszéltek, függetlenül attól, hogy az értekezlet milyen rövid vagy egyszerű volt. Az értekezlet-jegyzőkönyveknek vagy jegyzőkönyveknek rögzíteniük kell a fontos döntéseket, megállapodásokat, megbeszéléseket és intézkedéseket.
Mivel az „értekezleti jegyzőkönyv” vagy „értekezlet-jegyzőkönyv” mi értelmezhető különböző módon, célszerű sablont adni, vagy előre meg kell állapodni a formátumban.
A jegyzetek rögzítéséért felelős személy lehet az értekezlet résztvevője vagy külső személy, akinek egyetlen célja az ülés pontos nyilvántartásának elkészítése.
6. Van egy cselekvési terv a nyomon követésre
A sikeres értekezletek utolsó titka annak biztosítása, hogy a találkozó nem csupán "beszélgetés" volt. Ha van olyan elem, amelyet nyomon kell követni, akkor annak rendelkeznie kell egy hozzárendelt ütemtervvel és egy elszámoltatható személlyel vagy személyekkel. A találkozó végén az összefoglaló részeként létre kell hozni és meg kell állapítani a tételek, az ütemtervek és a felelős személyek listáját. Ezt nem szabad temetni az értekezlet jegyzőkönyvének / jegyzeteinek törzsében, hanem külön résznek kell lennie, ahol egyértelműen hivatkozni lehet rájuk.
Ezen tippek alkalmazása
Tehát itt van, hat egyszerű tipp az értékesebb értekezletekhez. Biztos lehet egy produktívabb értekezletről, ahol ezeket a tippeket valamennyien alkalmazzák.
Ha ezen javaslatok bármelyikét hozzá kívánja adni a következő megbeszéléshez, érdemes szakaszosan megvalósítani azokat, hogy ez ne legyen elsöprő változás az Ön vagy a megbeszélésben részt vevő többi személy számára.
Referenciák:
Schwarz, R. (2016). 8 A nagy találkozók alapszabálya. Letöltve: 2019. július 23.
© 2019 Audra Stevenson