Tartalomjegyzék:
- Mi a jobb: E-mail vagy személyes kommunikáció?
- 7 gyakori e-mail hibát kezelnek
- 1. Ne használja az e-mailt arra, hogy elkerüljön valakit.
- 2. Ne becsülje alá az e-mail állandóságát.
- 3. Ne használjon passzív agresszív nyelvet egy e-mailben.
- 4. Ne tartalmazzon (CC) túl sok embert.
- 5. Óvatosan használja a BCC-t.
- 6. Ne felejts el igazságos lenni.
- 7. Figyelje a nyelvét.
E-mailt küldeni egy alkalmazottnak otthonról, késő este csak rendkívüli vészhelyzet esetén szabad. Legtöbbször jobban jár, ha alszik rajta, és másnap írja be az e-mailt a munkahelyén, amikor már tiszta a véleménye.
Mi a jobb: E-mail vagy személyes kommunikáció?
A vezetők gyakran támaszkodnak az e-mailre, hogy fontos információkat gyorsan közöljenek munkatársaikkal. De ha nem használják körültekintően, azok a vezetők, akik túlságosan támaszkodnak az e-mailre, amikor személyes beszélgetéseket kell folytatniuk alkalmazottaikkal, több kárt okozhatnak, mint hasznot. Kövesse ezeket az egyszerű tippeket, hogy elkerülje a szokásos e-mailes buktatókat, amelyek aláássák tekintélyét és elidegenítik munkatársait.
7 gyakori e-mail hibát kezelnek
A legtöbb irodában az e-mail az uralkodó módszer az irodák közötti kommunikációban, amikor a személyes találkozók nem lehetségesek. Ennek ellenére vannak olyan helyzetek, amikor az e-mail kommunikáció használata a vezető és a beosztott között nem megfelelő.
Íme néhány gyakori e-mailes hiba, amelyet el kell kerülni, ha jó kapcsolatot kíván fenntartani az alkalmazottaival.
A számítógépe mögé bújik, hogy elkerülje a munkahelyi konfliktusokat?
Microsoft Office
1. Ne használja az e-mailt arra, hogy elkerüljön valakit.
Soha ne használjon e-mailt fegyelmi eljárásra, teljesítmény-felülvizsgálatra vagy egyéb kényes kérdésre. A rossz hírek e-mailben történő közlése aláássa vezetői hitelességét. Szeretné, ha a munkatársak tudnák, hogy rád lehet bízni, hogy személyesen kezelje a nehéz kérdéseket. Adja meg alkalmazottainak a megérdemelt tiszteletet, még akkor is, ha fegyelmezik őket, és tartsanak személyes találkozót.
Menedzserként, ha zavaró e-mailt kap a beosztottjától, ahelyett, hogy újabb e-mailt küldene, válaszoljon, vegye fel a telefont vagy a kaputelefonot, és kérje beosztottját, hogy személyesen pontosítsa e-mailjüket. Ha az e-mail üzenetek nem felelnek meg a kommunikációs célkitűzéseknek, vezetőként Ön felelőssége, hogy leállítsa a körlevelek körforgását és elkezdje az egyértelmű kommunikációt.
Mielőtt két asztallal arrébb küldene egy e-mailt munkatársának, kérdezze meg magától, hogy a személyes beszélgetés megfelelőbb lenne-e.
2. Ne becsülje alá az e-mail állandóságát.
Ne felejtsd el, hogy bármit is írsz egy e-mailbe, a kommunikáció állandó nyilvántartásává válik, dátum- és időbélyegzővel kiegészítve. Bármit, amit e-mailben írsz, fel lehet használni a bíróságon jogellenes elbocsátási keresetek esetén. Az e-maileket sokkal könnyebb ásni, kinyomtatni és / vagy továbbítani az irodán kívül, mint a hagyományos papíros emlékeztetők.
Ha ideges, tartson egy kis szünetet és nyugodjon meg, mielőtt e-mailt küldene egy alkalmazottnak. Miután elküldte a dühös e-mailt, azt nem lehet visszavenni, ezért gondosan válassza ki a szavait.
3. Ne használjon passzív agresszív nyelvet egy e-mailben.
Ha úgy érzi, hogy egy közelmúltbeli találkozón erősen reagál egy e-mailre, telefonhívásra vagy beszélgetésre, üljön pár percig érzéseivel. Ezután döntse el, hogy az e-mail írása és küldése a legmegfelelőbb válasz. (Ha az érzelmek feltöltődnek, általában nem.)
Amikor e-mailben kell válaszolnia egy nehéz helyzetre, figyelje a használt hangot. Az e-mailes kommunikációt úgy kezelje, mint egy emlékeztetőt. Kerülje a lángoló, passzív-agresszív nyelvet és a szarkazmust mindenáron, hacsak nem akarja súlyosan demoralizálni a személyzetet, és áthidalhatatlan kommunikációs akadályokat hoz létre az úton tovább.
Annak érdekében, hogy elkerülje a passzív agresszív nyelv használatát az e-mailben, és javítsa a fogékonyságot az üzenet elküldése után, mondja el érzelmeit világosan, a lehető legpozitívabb módon, az üzenet elején. A hatékony vezetők tudják, hogy a pozitív megerősítés ugyanolyan fontos, mint az építő kritika. De ha ez a pozitív megerősítés túl homályos, vagy az e-mail aljára van eltemetve, előfordulhat, hogy alkalmazottja nem „hallja”.
4. Ne tartalmazzon (CC) túl sok embert.
Ne vonjon be másokat e-mailes beszélgetésbe anélkül, hogy először engedélyt kérne az eredeti résztvevőktől. Ha össze-vissza e-mail beszélgetést folytat egy másik munkatárssal, de valahol a folyamatban lévő szálban gondolkodik, úgy gondolja, hogy egy másik személynek is részt kell vennie, mielőtt csak CC-vel foglalkozna velük, jelezze korábban azt, akivel kommunikált. elküldöd az üzenetet. Győződjön meg róla, hogy elmagyarázza, miért akarja meghívni a beszélgetésbe bevont személyt, és tisztázza, mit szándékozik mondani. Írhat például valamit: "Valóban úgy gondolom, hogy Jane képes lehet segíteni abban, hogy megoldásokat találjunk az X problémára . Már 10 éve dolgozik az XYZ osztályon, és szeretném megismerni.Elküldhetem neki az e-mail szál másolatát, és megkérdezhetem tőle az ABC-t ? "
5. Óvatosan használja a BCC-t.
A BCC (blind carbon copy) funkciót arra kell használni, hogy mások csoportos e-mail címeit bizalmasan kezelje. Nem szabad titokban privát e-mail beszélgetést küldeni másnak a másik fél tudta nélkül. Hacsak nincs megalapozott oka (azaz valakinek a veszélye veszélyben van, ha nem küld BCC-üzenetet), hogy nem átlátható arról, hogy hová küld üzenetet, a BCC funkció használata némileg olyan, mint ha valaki súgna a munka háta mögött. Ez udvariatlan és szakszerűtlen. Bizonyos esetekben egy üzenet továbbítása vagy másolása nem szándékos címzetteknek jogi rendetlenségbe sodorhatja.
6. Ne felejts el igazságos lenni.
A hatékony vezetők mindig arra törekszenek, hogy tisztességesek legyenek: Ha Ön olyan vezető, akinek fontos, hogy tisztességes, empatikus és mégis határozott módon foglalkozzon alkalmazottaival, akkor látni fogja, hogy az e-mail üzenetküldés nem mindig a legjobb módja az alkalmazottak elérésének.
Lee Iacocca ezt a tanácsot adja, hogy visszajelzést adjon másoknak:
Ez megfelelő és időszerű tanács, ha az alkalmazottakkal e-mailben kommunikálnak.
7. Figyelje a nyelvét.
Ha hatékony vezető és kommunikátor szeretne lenni, fokozottan figyeljen arra a nyelvre, amelyet a munkatársai számára küld e-mailben. Vannak olyan kifejezések, amelyek alááshatják az üzenetet, és pazarolják az olvasó idejét. A kifejezések az Inc.com-on közzétett, praktikus infografikában szerepeltek: 21 olyan mondat, amelyet soha nem szabad e-mailben feltüntetni.
- "Kérdezhetek valamit?" Csak tedd fel a kérdést. Ne előzzük meg azzal, hogy engedélyt kérünk a megkereséshez. Ha a "Kérdezhetek?" Kifejezést használod? kényes téma felvetésének módja, akkor ez annak a jele, hogy a kérdése túl személyes egy e-mailhez. Ha személyes kérdést kell feltenned, tedd szembe, ne e-mailben, ha a címzettnek jogos aggályai lehetnek a mi történhet a válaszukkal, azt e-mailben osztják meg.
- - Lehet, hogy ez nem vonatkozik rád? Miért küldi nekem, csodálkozhat az olvasó.
- "Ennek van értelme?" Ha nem biztos abban, hogy amit a munkatársaknak írt e-mailben meg fog érteni, akkor ez annak a jele, hogy addig kell átírnia az e-mailt, amíg nem biztos abban, hogy amit mond, világos és közvetlen.
© 2012 Sally Hayes