Tartalomjegyzék:
- Felkészülés egy 2. vagy 3. szintű diplomára
- A szövegszerkesztő szoftvereszközök segítségével hatékonyan formázhatja és prezentálhatja a dokumentumokat a követelmények teljesítése érdekében
- 3.1 Határozza meg, hogyan kell formázni a dokumentumot a jelentés elősegítése érdekében
- Formátum, bekezdés, felsorolás, oldalbeállítás, nyomtatás, nyomtatási előnézet: Word 2003
- Legjobb gyakorlatok a formázáshoz
- 3.2 A karakterek és bekezdések formázásához válassza ki és használja a megfelelő technikákat
Szerszámtipp szöveg a sortávolsághoz
- Karakterek formázása
- Gyorsbillentyűk
- Bekezdések formázása
- Bekezdés és sorköz: Word 2003
- Sorköz
- Özvegy és árva ellenőrzés bekezdésekhez
- Fülek és behúzások
- Gyorsbillentyűk a közös szimbólumokhoz
- 3.3 Válassza ki és használja a megfelelő oldalakat és szakaszelrendezéseket a dokumentumok bemutatásához és kinyomtatásához
- Margók
- Oszlopok
- Oldaltörések, fejlécek és láblécek
- Hogyan irányítja a dokumentum használata az elrendezést
- Nyomtatás
- Gyors ellenőrzőlista
- Nyomtatás, listák és alapvető formázás: Word 2003
- 3.4 Írja le a dokumentumok minőségi problémáit
- 3.5 Ellenőrizze, hogy a dokumentumok megfelelnek-e az igényeknek, használjon informatikai eszközöket és szükség szerint végezzen korrekciókat
- 3.6 Megfelelően reagáljon a minőségi problémákra és a dokumentumokra, hogy az eredmények megfeleljenek az igényeknek
- Tanulás a visszajelzésből
- Amikor a dokumentumok nem nyithatók meg
- Magyarázza inkább, mint vitatja
- Az egység összefoglalása
- Kérjük, ossza meg visszajelzését
deli-stationery.org
Miután megismerte a dokumentumhoz szükséges információkat, alkalmazta az összes stílust és formázást, és elérte a kívánt stílust és elrendezést, akkor véglegesítenie kell a dokumentumot bemutatáshoz, nyomtatáshoz és terjesztéshez. Tudnia kell, hogyan kell használni a rendelkezésre álló különféle technikákat és eszközöket a dokumentum véglegesítéséhez
Felkészülés egy 2. vagy 3. szintű diplomára
Az itt található információk a szövegszerkesztő szoftver egységen alapulnak azon jelöltek számára, akik 2. vagy 3. szintű üzleti és adminisztrációs vagy informatikai diplomát szereznek. A jelentkezőktől középszintű szövegszerkesztő ismeretekkel kell számolni, ha informatikai felhasználók.
Az egység legtöbb részének ( minden szakaszra kiterjedő ) értékelését feladatok kijelölésével, megfigyeléssel és kérdezéssel, valamint a jelentkező által korábban elkészített dokumentumok áttekintésével végzik.
Ebben a szakaszban megvizsgáljuk, hogyan lehet szövegszerkesztő alkalmazás vagy szoftver segítségével formázni egy dokumentumot bemutatásra, nyomtatásra vagy terjesztésre. Meg kell győződnie arról, hogy a dokumentum értelmesnek tűnik, tartalmas tartalommal rendelkezik és megfelel a szervezet által meghatározott szabványoknak. A véglegesítés előtt ellenőrizze a formázást, a helyesírás-ellenőrzést, a nyelvtani ellenőrzést és az egyéb elrendezéseket is.
A szövegszerkesztő szoftvereszközök segítségével hatékonyan formázhatja és prezentálhatja a dokumentumokat a követelmények teljesítése érdekében
Képernyőképeket és a lehető legtöbb utasítást adtam hozzá az érthetőség érdekében. A képernyőképek a Microsoft Word 2003-ból származnak.
3.1 Határozza meg, hogyan kell formázni a dokumentumot a jelentés elősegítése érdekében
A dokumentumnak olvashatónak és értelmesnek kell lennie, rendezett elrendezéssel, formátummal, felépítéssel és stílusokkal. Ennek elérése érdekében meg kell formázni a dokumentumot olyannak, amilyen és értelmesnek tűnik, és a formázás az egyik alapvető dolog, amire a dokumentumnak szüksége van. A jó formázás világos vázlatot ad mindazoknak, akik megtekintik a dokumentumot.
Formátum, bekezdés, felsorolás, oldalbeállítás, nyomtatás, nyomtatási előnézet: Word 2003
Legjobb gyakorlatok a formázáshoz
A formázás során győződjön meg arról, hogy a margókat a kívánt színre állította, használja a megfelelő fülhelyzeteket, használja a fejléceket, lábléceket és lábjegyzeteket, ha szükséges. Alkalmazzon stílusokat, ahol csak lehetséges, például fejlécstílust, bekezdésstílust, karakterstílusokat, és ellenőrizze, hogy a sorok és a bekezdések közötti távolság elfogadható-e. A szöveget a dokumentum igényeinek és szabványainak megfelelően kell igazolni.
Válassza ki a megfelelő betűtípust, betűméretet és színt. Például ne használjon elegáns és funky megjelenésű betűtípusokat egy professzionális dokumentumban. Használja a vastag betűket, dőlt betűket, aláhúzásokat ( ha szükséges ) a lehető legjobban, ahol csak szükséges. Kiemelheti a fontos szöveget, felsorolással és számozással világosan felsorolhatja a pontokat az olvashatóság megkönnyítése érdekében.
Használjon táblázatokat, grafikonokat és diagramokat grafikákkal együtt, ahol csak lehetséges, a fogalmak magyarázatához, az ábrák összehasonlításához és bizonyos információk pontos bemutatásához. A szegélyek, az árnyékolás és a háttér nem kötelező, de ezek javíthatják a dokumentum megjelenését, és kedvet kapnak az olvasáshoz.
Igazítsa a szöveget a dokumentum típusától függően. Például az újságcikkek oszlopokban és nem bekezdésekben szerepelnek.
Egy másik fontos szempont, amelyet figyelembe kell venni, függetlenül attól, hogy használ-e sablont, vagy létrehozott-e saját sablont, vagy egy dokumentumot készít-e a semmiből, meg kell terveznie a dokumentumot.
Például egy számlának olyannak kell lennie, mint a helyes elrendezéssel, szabványokkal és információkkal ellátott számlának, egy levélnek úgy kell kinéznie, mint a megfelelő formátumban és szabványban elhelyezett információkat tartalmazó levélnek, egy írott cikknek vagy folyóiratnak meg kell felelnie a folyóirat szabványainak stb.
3.2 A karakterek és bekezdések formázásához válassza ki és használja a megfelelő technikákat
Most megvizsgáltuk, miért fontos a formázás, és milyen tényezőket kell figyelembe venni vagy emlékezni a dokumentum formázása közben. Miután megismerte a dokumentum célját, elrendezését és felépítését, a dokumentum végső megjelenésének vizuális elképzelését és a dokumentum milyen formázását igényli, akkor ki kell használnia a megfelelő technikákat, amelyek rendelkezésre állnak a dokumentum formázásához. karakterek és bekezdések.
Szerszámtipp szöveg a sortávolsághoz
A betűkészlet beállításainak módosításához válassza ki azt a szöveget, amelynek beállításait módosítani kívánja, majd kattintson a Formátum - Betűtípus elemre
1/5Karakterek formázása
A karaktereket úgy lehet formázni, hogy megváltoztatják a karakterek méretét ( betűméret ), megváltoztatják a karakter típusát ( betűstílus ), színeket adnak a karakterekhez a dokumentum javításához, az egyszerű eszközök használatával, például félkövér, dőlt és aláhúzással a fontos részek kiemeléséhez vagy a dokumentum egyes területei ( az összefoglalott olvasás megkönnyítése érdekében ), emellett kiemelés lehetősége van egy adott terület vagy szavak vagy a dokumentum olyan részei kiemelésére, amelyek nagyobb figyelmet igényelnek stb.
Ezeken kívül, amikor al- és felső indexeket használ ( ezeket gyakrabban használják olyan területeken, ahol képletek vagy más matematikai számítások vannak ), akkor a formázási eszköztáron használja az al- és felső index eszközt. Vannak olyan szimbólumok is, amelyeket olyan területeken használhat, ahol szimbólum beillesztését igényli.
Lépjen a Beszúrás -> Szimbólum -> Válassza ki a megjeleníteni kívánt szimbólumot.
Gyorsbillentyűk
Ezeknek az egyszerű eszközöknek a gyorsbillentyűinek megtanulása jól jöhet. A formázás alkalmazásához nem kell tovább kattintania az eszköztáron, de gyorsabban alkalmazhatja őket a billentyűzet gombjainak megnyomásával.
Például van egy kiválasztott szövegrész vagy karakter, amelynek félkövérnek kell lennie. Csak annyit kell tennie, hogy kiválasztja a kívánt szöveget, és nyomja meg a Ctrl + B billentyűkombinációt. A Ctrl + B a félkövér betűs gyorsbillentyű.
Hasonlóképpen a Ctrl + I a dőlt, a Ctrl + U az aláhúzás stb.
Ezekre is könnyű emlékezni. Például a Ctrl + a művelet első betűje, például Ctrl + B félkövér, ahol B jelentése félkövér, Ctrl + I dőlt, én pedig dőlt, stb. Van még egy Formátum menü, amely több opcióval rendelkezik hogy a betűtípusokra és a bekezdésekre formázást alkalmazzon.
Bekezdések formázása
A karakterek formázása utáni formázás következő aspektusa a bekezdések formázása. A bekezdés szövegét igazítani kell, és erre három lehetősége van; igazítsa balra, igazítsa jobbra és középre.
Leginkább a dokumentumokat igazítják balra, mivel ez segíti az egyszerű olvasást. Ahol az elemek listája van, formázza őket felsorolással vagy számozással, mivel ez rendezett és szabványos megjelenést kölcsönöz a dokumentumnak. Online dokumentumok esetén a felsorolás és a számozás segíti a segítő technológiai szoftvert, hogy ezeket listaként ismerje fel.
Bekezdés és sorköz: Word 2003
Sorköz
A következő formázás a sorköz, ami nagyon fontos. Vannak szabványok a különböző dokumentumokra. Alapértelmezés szerint a Word 2003-ban a sortávolság valahol 1 és 1,5 között van. Ha módosítania kell a sortávolságot, megteheti a formázás eszköztárának Vonalköz eszközével.
Az oldalak és táblák szegélyei és árnyékolása a Formátum menü szegélyek és árnyékolása opciójával alkalmazható.
Özvegy / árva ellenőrzés
Livingsta
Özvegy és árva ellenőrzés bekezdésekhez
A következő az özvegyek és az árvák ellenőrzése, amelyet bekezdésekre kell beállítani. Például, ha csak három soros bekezdésünk van, ha a bekezdés utolsó sora a következő oldalra ( özvegyre ) oszlik, akkor nem fog jól kinézni, és az olvasást is megnehezíti. Az is, hogy csak egy szó van a bekezdés ( árva ) utolsó sorában, furcsává teheti a dokumentumot. Ezek elkerülése érdekében használhatja az özvegy / árva vezérlőt a bekezdések formázásának területén.
Fülek és behúzások
A fülek és a behúzások egy másik eszközkészlet, amelyet a bekezdések formázására használnak.
Négyféle behúzás létezik; Bal behúzás, Jobb behúzás, Első sor behúzás és Függő behúzás. A bal és a jobb behúzás határozza meg a bekezdés terét a tér margói között. Az első sor behúzása a bekezdések első sorának behúzására szolgál, a függő behúzás pedig a bekezdések első sorát követő sorok behúzására szolgál, különösen a felsorolás vagy számozás során.
Lapok használják szabályozni, hogy milyen szöveg kerül a dokumentum. A szöveget a fül különböző helyeihez igazítják. A füleket a Lapok párbeszédpanelen állíthatja be.
Ezektől eltekintve győződjön meg arról, hogy a dokumentumban a helyesírás, a nyelvtan és az írásjelek szerepelnek. Ellenőrizze a kisebb hibákat is, például ellenőrizze, hogy az összes mondat nagybetűvel kezdődik és egy ponttal végződik. A hibák tükrözhetik a szervezetek normáit, és komoly hatással lehetnek rá.
Gyorsbillentyűk a közös szimbólumokhoz
Jó, ha ismeri a gyakran használt szimbólumok gyorsbillentyűit is. Például
- Alt 0169 - ©
- Alt 172 - ¼
- Alt 171 - ½
- Alt 0190 - ¾
- Alt 0153 - ™
- Alt 0174 - ®
Az egyszerű formázás hatalmas különbséget jelenthet a dokumentum általános megjelenítésében és érzetében.
3.3 Válassza ki és használja a megfelelő oldalakat és szakaszelrendezéseket a dokumentumok bemutatásához és kinyomtatásához
Most, hogy a dokumentum elkészült az összes szükséges és megfelelő formázással és stílussal, tudnia kell, hogyan válasszon ki oldalakat és szakaszokat bemutatáshoz vagy nyomtatáshoz. A dokumentumok típusától függően oszlopokat kell hozzáadnia a dokumentum egészéhez vagy egy részéhez. Lehet, hogy a dokumentum bizonyos helyein oldaltöredékeket és oszloptöréseket kell beszúrnia. Figyelnie kell a margó méretét, az oldalszámokat, és ami a legfontosabb, fejléceket, lábléceket és lábjegyzeteket is tartalmaznia kell, a dokumentumtól és annak követelményeitől függően.
Az oldal margóinak és tájolásának beállításához kattintson a Fájl - Oldal beállítása elemre
1/11Margók
Minden dokumentumhoz szabványos margóméretek vannak, és maga a szó is alapértelmezett beállítással rendelkezik. Ha módosítania kell a beállításokat, akkor mennie kell a következőre:
Fájl -> Oldalbeállítás -> Margók -> Itt meg kell adnia a dokumentum margójának méretét. Megváltoztathatja a különböző oldalak tájolását is, mivel bizonyos esetekben a táblázatokat vagy diagramokat vagy más statisztikai ábrákat vízszintes elrendezésben kell dokumentálni.
Oszlopok
Oszlopok hozzáadásához a dokumentumhoz kattintson a gombra
Formátum -> Oszlopok -> Válassza ki az oszlopok számát, és válassza ki az egész dokumentumot, vagy attól kezdve kattintson az OK gombra.
Az oszlopok szélességét kézzel is beállíthatja. Oszlopok alkalmazásához a dokumentum egy adott szakaszához válassza ki az adott részt, majd alkalmazza az oszlopokat. Oszloptörések hozzáadhatók, hogy az oszlop egy adott ponton megtörhessen, és a szöveget a következő oszlopba vigye.
Ellenőrizze, hogy a képek és más grafikák megfelelő helyen vannak-e igazítva, és arról is, hogy a dokumentum szövegében vannak-e.
Oldaltörések, fejlécek és láblécek
Oldaltörések hozzáadhatók azokhoz a területekhez, ahol azt szeretné, hogy a dokumentum szövege vagy tartalma elszakadjon, és továbblépjen a következő oldalra.
Helyezze be a fejlécet és a láblécet azokhoz a szövegekhez, amelyeknek a dokumentum összes oldalának tetején és alján meg kell jelenniük. Egyes dokumentumokhoz lábjegyzetekre lehet szükség. Ezekben az esetekben helyezzen be lábjegyzeteket a dokumentumokba. Az oldalszámok fontos része annak a dokumentumnak, amelynek több oldala van.
Hogyan irányítja a dokumentum használata az elrendezést
A dokumentum elrendezésének beállításakor el kell döntenie a formátumot és az elrendezést, a dokumentum felhasználásának módjától függően.
Például, ha a dokumentumot kinyomtatják, akkor azt formázni kell, hogy szabványos méretű papírra nyomtassák. Ha a dokumentumot papírokban kell közzétenni, akkor az elrendezésnek és a formázásnak ennek megfelelően kell lennie. A weboldalon közzéteendő dokumentumokat ennek megfelelően kell formázni, különféle megjelenítésekként, megváltoztatva a dokumentum méretét és felbontását, ezért egyszerű formátumok és elrendezések ajánlottak a webes közzétételhez.
Figyelembe kell venni a dokumentum méretét és a dokumentumban található képeket is, mert ha a méret túl nagy, akkor a weboldal betöltéséhez időre van szükség. Tehát ügyelni kell a képek átméretezésére, minőségük romlása nélkül.
Nyomtatás
Ha dokumentumot kell nyomtatnia, többféleképpen nyomtathatja ki a dokumentumot. Az igényeknek megfelelően kinyomtathat egy kiválasztott oldalt vagy annak egy részét, amely csak a kiválasztott szöveg, vagy az egész dokumentumot. Nyomtathat egy- vagy kétoldalas dokumentumokat. A nyomtatás párbeszédpanel tartalmazza az összes beállítást és beállítást, amelyeket meg kell tennie vagy meg kell tennie a dokumentum kinyomtatása előtt. A kinyomtatandó dokumentumokon sem lehet animált vagy villódzó szöveg, mivel ez nem fog megfelelően kinyomtatni a dokumentumot.
Gyors ellenőrzőlista
Néhány emlékezetes pont:
- Ellenőrizze, hogy a kiemelés, félkövér, dőlt betű, aláhúzás, golyók és számozás mindenhol használható-e
- Ellenőrizze, hogy ki vannak-e kapcsolva a megjegyzések és a formázás felfedése
- Használjon stílusokat a formázáshoz
- Ellenőrizze, hogy a képek felirattal vannak-e megjelölve.
- Ellenőrizze, hogy az asztalok megfelelően vannak-e igazítva, és hogy megfelelően vannak-e formázva és felcímkézve
- Ellenőrizze, hogy működnek-e linkek vagy URL-ek.
- Vessen egy pillantást a nyomtatott kép előnézeti dokumentumára, hogy meggyőződjön-e róla.
- Mentse a dokumentumot olyan fájlnévvel, amely értelmes, és hogy a fájlnévben nincs szóköz vagy speciális karakter.
- Ellenőrizze a dokumentum tulajdonságait, például a szerzőt, a címet, a nyelvet stb., És ellenőrizze a tartalomjegyzéket is.
A nyomtatás előtt mindig meg kell győződni arról, hogy nyomtatásra van-e szükség, mivel a papír megtakarításával megmenthető a környezet.
Nyomtatás, listák és alapvető formázás: Word 2003
3.4 Írja le a dokumentumok minőségi problémáit
A minőségi problémákkal kapcsolatban felmerülő problémák többsége a következő:
- A dokumentum formázása nem megfelelő a nyomtatás közben - amikor formázza a dokumentumot, és nem megfelelő módon alkalmazza a szükséges formázást vagy stílusokat, akkor a dokumentum rosszul néz ki, ha az adatok hibásan vannak feltüntetve, és rossz minőségű, ha szöveg, képek, objektumok és karakterek vannak hely.
- Táblázatok, diagramok és grafikonok igazításával és elhelyezésével kapcsolatos problémák - A táblák elhelyezése és a tulajdonságok beállítása közben meg kell győződnie arról, hogy elvégezte-e a szükséges beállításokat a táblázat kinézetére és a táblázat tartalmának formázására vonatkozóan. Ellenkező esetben a kimenet vagy az ebből származó dokumentum nem lesz minőségi. Ugyanez vonatkozik a diagramokra és diagramokra, amelyeket a dokumentumokon helyez el
- Linkek vagy URL-ek nem működnek - Amikor linkeket vagy URL-eket ágyaz be vagy ad hozzá egy dokumentumhoz, ellenőrizze, hogy a megfelelő formátumban írta-e be, és hogy a link működőképes-e. Lehet, hogy a hivatkozás hivatkozásra vagy segítségre szolgál, és ha nem működik, akkor a dokumentum hiányosnak tűnik, és csalódottá teheti a felhasználót.
- Helyesírási, írásjel- és nyelvtani hibák, rossz formázás és stílushasználat - Ezek a hibák, ha nem kerülnek kijavításra, tükrözhetik a szervezet és az alkalmazottak minőségét.
- A dokumentum tartalma nem elegendő vagy nem felel meg a szabványoknak - Mindig ügyeljen arra, hogy jó minőségű és szabványos információkat használjon a dokumentumban, hogy az olvasó megelégedjen az elvárásokkal.
- A dokumentumban szereplő információk hibásak és a tartalom minősége gyenge - A dokumentumban szereplő adatoknak hibamenteseknek kell lenniük, és minden információnak frissnek és frissnek kell lennie. A dokumentumban található rossz minőségű és helytelen információ nem vonzza az olvasókat, és értéktelenné is teszi a dokumentumot.
- Túl sok félkövér és kiemelés, ami miatt a dokumentum szakszerűtlennek tűnik - A szöveget félkövérrel és kiemelésekkel csak akkor használja, ahol szükséges és szükséges. A túl sok kiemelés és a félkövér szöveg nehezen olvasható, és rendezetessé teheti a dokumentumot
- A színek nem azonosak az eredeti és a nyomtatott dokumentumokon - Ez a probléma a legtöbben szembesülünk a dokumentumok nyomtatása közben. Ha a színek nem jók, ellenőrizni kell a nyomtató beállításait, és minőségi tintát, valamint az adott nyomtatóhoz és papírhoz tervezett kompatibilis tintát kell használni. A papír minősége is befolyásolhatja a színeket.
- A képek homályosak vagy torzak, a képek minősége alacsony, a képméret eltér, az igazítás torz - Ezek a hibák a formázási és stílusbeállítások, valamint a dokumentum igazítási beállításai miatt következnek be. Ha az összes beállítás hibátlan és a helyes eljárásokat követi a dokumentum létrehozása és formázása közben, akkor elkerülhetők az ilyen típusú hibák.
- Idő - A dokumentum létrehozása közbeni hibák a dokumentumban elvégzik az összes beállítást, formázást és egyéb problémákat, ezáltal sok időt vesz igénybe. Tehát az idő megtakarítása érdekében mindent meg kell tennie, és minőségi dokumentumokat kell készítenie, amelyek áttekintik az egyes részeket és lépéseket, miközben elkészíti magát a dokumentumot.
3.5 Ellenőrizze, hogy a dokumentumok megfelelnek-e az igényeknek, használjon informatikai eszközöket és szükség szerint végezzen korrekciókat
A dokumentum nyomtatása vagy terjesztése előtt alaposan ellenőriznie kell a dokumentumot, hogy megfelel-e a közönség és a szervezet igényeinek, vagy bármilyen célból jött létre. Már láttuk, milyen lépéseket kell megtenni, és mit kell kerülni, hogy a dokumentum jó minőségű tartalommal jelenjen meg. Használnia kell a használt szövegszerkesztő szoftverben elérhető eszközöket annak biztosítására, hogy a dokumentum megfeleljen az igényeknek és követelményeknek.
Helyesírás-ellenőrzés és nyelvtani ellenőrzés
Livingsta
Helyesírás-ellenőrzés és nyelvtani ellenőrzés - Ez egy nagyon hasznos eszköz, azonban a szövegszerkesztő nem feltétlenül emeli ki az összes hibát, ezért tanácsos kézi helyesírás-ellenőrzés és nyelvtani ellenőrzés.
Ellenőrizze a nagybetűk, az írásjelek, a nyelvtan és egyéb kapcsolódó hibák helytelen használatát. Néhányszor ellenőrizze a hibákat, és kérjen másokat is, hogy lektoráljanak, mivel sok hibát nehezen láthat a dokumentumot létrehozó személy. Néhány napra félreteheti a dokumentumot, majd ellenőrizheti a hibákat, ha más gondolkodásmódban van. Ez segít a hibák könnyű azonosításában.
Sok olyan szó is van, amelyek egyformán hangzanak, de eltérő a helyesírásuk és a jelentésük. Nagyon óvatosnak kell lenned, mivel az olvasók nem fogják megérteni, mire gondoltál. Mindig a helyes írásmódot használja. A hibák téves kommunikációhoz vezethetnek, és hatalmas hatással lehetnek a szervezetre és üzleti tevékenységére. A dokumentum hangos elolvasása olyan hibákat is felfed, amelyeket nem csak vizuálisan olvasva azonosított.
Számok és számítások - Ellenőrizze, hogy a dokumentumban használt számok helyes tizedesjegyekkel rendelkeznek-e, és hogy az ábrák pontosak-e. Ellenőrizze, hogy a számítások helyesek és hibamentesek-e, mivel a helytelen adatok félrevezetőek és katasztrofális eredménnyel járhatnak. Az Ön által létrehozott dokumentum az egyik legfontosabb dokumentum lehet, amely a vállalat fő üzleti információival kapcsolatos, ezért mindig óvatosnak kell lennie
Nyelv és szótár - A használt nyelvnek szakmai nyelvnek kell lennie. Kerülni kell a szlengeket és az alkalmi nyelvezetet. Egyes szavak eltérően vannak írva az Egyesült Államokban és az Egyesült Királyságban, ezért a nyelv és a szótár beállításai nagy segítséget jelentenek.
Pontosság és következetesség - Végig kell olvasnia a dokumentumot, hogy meggyőződjön arról, hogy a megadott információk elegendőek-e, egyértelműek-e és javításra szorulnak-e. Ez segít az olvasónak megérteni, milyen üzenetet próbál átadni.
Betűtípus és betűméret - A használt betűtípusoknak és a betűméreteknek szabványnak kell lenniük. Ügyeljen arra, hogy professzionális dokumentumokhoz ne használjon elegáns vagy funky betűtípusokat. A méret ne legyen túl kicsi, ne legyen túl nagy, de legyen szabvány. A betűszíneknek is standardnak kell lenniük.
Elválasztás - kötőjelek helyett mindig használjon felsorolásokat és számokat a listákhoz. Ez formázza a dokumentumot szépen a megfelelő behúzásokkal és fülekkel. A golyók és számok használata azt is jelzi a segítő technológiai szoftver számára, hogy ez egy lista.
Oldalelrendezés és margók - Kérjük, kövesse a margók és elrendezések szabványos értékeit és irányait. Ellenőrizze, hogy a fejlécek, láblécek és lábjegyzetek hibamentesek-e és megfelelően vannak-e igazítva.
Sortörések, oldal törések, oszlopok és bekezdések törései - Ezek hasznos eszközök a dokumentum szép megjelenésű formázásához. Használja ezeket az eszközöket, ahol csak szükséges, hogy elkerülje az özvegyeket és az árvákat.
Táblázatok, képek, egyéb grafikák - Győződjön meg arról, hogy ezeknek az objektumoknak az összes beállítása helyes, és hogy megfelelően vannak-e igazítva a dokumentum többi karakteréhez és szövegéhez. Miközben képeket és grafikákat ad hozzá a dokumentumokhoz, ellenőriznie kell a képek és objektumok körüli szövegbeállításokat.
Nyomtatási elrendezés - Miután mindent ellenőriztek és kijavítottak, nézze meg a dokumentumot nyomtatási elrendezés formájában. Ez megmutatja, hogy pontosan hogyan fog kinézni a dokumentum nyomtatáskor. A nyomtatás párbeszédpanelen megadhatja a nyomtatási elrendezés és a nyomtatópapír stb. Beállításait is. Ha a dokumentum nem tűnik kielégítőnek, akkor vissza kell térnie és módosítania kell a beállításokat, amíg a dokumentum hibátlanná válik és helyesen van formázva.
3.6 Megfelelően reagáljon a minőségi problémákra és a dokumentumokra, hogy az eredmények megfeleljenek az igényeknek
Miután minden ellenőrzés megtörtént, és úgy érzi, hogy a dokumentum készen áll a nyomtatásra, terjesztésre vagy közzétételre, folytathatja ezt. Előfordul, hogy vannak olyan helyzetek, amikor a közönség vagy a felhasználó úgy érezte, hogy egy másik stílus, szerkezet vagy elrendezés jobb lett volna. Ilyen esetekben kérdéseket és visszajelzéseket kaphat arról, hogy lehet-e ezen javítani vagy változtatni.
Tanulás a visszajelzésből
A visszajelzéseket mindig pozitív módon vegye figyelembe, és tanuljon belőle. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy egy dokumentumot a közönség számára készítenek, és annak a közönségnek kell örülnie, és nem neked, ezért ezeket a tényezőket figyelembe kell venni a dokumentum létrehozása során.
Ha minőségi problémák merülnek fel, hallgassa meg őket, és ennek megfelelően járjon el. Megfelelően kell cselekednie és megfelelően reagálnia a kérdésekre. Lehet, hogy a felhasználó vagy a közönség csak más struktúrát vagy stílust akar, csak azért, mert könnyen kezelhető vagy olvasható. Szükségük lehet arra, hogy a képméretek eltérjenek, mivel néha a hatalmas képek vagy tájolásuk zavaró lehet.
Ha a számadatokról van szó, a pontosság kedvéért egyes felhasználók két tizedes pontot is kérhetnek. Néha előfordulhatnak kisebb hibák a számításokban. Tehát megtanulja a közönségét, ha visszajelzést kap, és tudja, hogyan lehet elkerülni ezeket a hibákat a jövőben e közönség számára, vagy tudja, milyen elrendezést használjon a különböző közönségek számára.
Amikor a dokumentumok nem nyithatók meg
Egy másik gyakori probléma, amellyel mindennapi üzleti tevékenységünk során találkozunk, a dokumentumok nem nyithatók meg. Ez kompatibilitási problémákkal vagy annak a szoftverrel való ütközésnek tudható be, amelyben a dokumentumot létrehozták vagy a dokumentumot megnyitják. Ilyen helyzetekben a legjobb, ha kapcsolatba lép a vevővel, átnézi velük az általuk használt szoftvert, megkérdezi, hogy milyen hibák jelennek meg, és oldja meg a problémát.
Konvertálhatja a dokumentumot egy másik kompatibilis formátumba, és újra elküldheti, vagy ha a vevő képes erre, akkor végigvezeti őket a folyamaton. Itt megismétlem ezt a pontot; próbálja meg a dokumentumokat mindig a lehető legegyszerűbb formátumban menteni.
Magyarázza inkább, mint vitatja
Maradjon nyugodt és cselekedjen a lekérdezés szerint. Előfordulhat, hogy egy adott stílust vagy szerkezetet, formátumot vagy tájolást adott okból vagy célból használt. Ezt elmagyarázhatja a felhasználónak ( nem érvelhet ), és megnézheti, hogy megérti-e a tényt, és hajlandó-e elfogadni. Mindezek végül egy olyan dokumentumot hoznak létre, amely betartja a szabványokat, és megfelel a célnak megfelelő összes minőségi követelménynek.
Mindig emlékezzen arra, hogy a minőség fontos, mert biztosítja a vállalkozás képességeit!
Az egység összefoglalása
Remélem, hogy van egy jó ismerete és megértése
- A szövegszerkesztő alkalmazás vagy szoftver használata a dokumentum formázására bemutatásra, nyomtatásra vagy terjesztésre.
- Hogyan lehet megbizonyosodni arról, hogy a dokumentum értelmesnek tűnik-e, tartalmas-e és megfelel-e a szervezet által meghatározott szabványoknak?
- Formázás, helyesírás-ellenőrzés, nyelvtani ellenőrzés és egyéb elrendezések ellenőrzése a véglegesítés előtt.
Remélem, ez némi hasznát vette önnek. Ha át akarja nézni a készülék előző szakaszait, kövesse az alábbi linkeket:
1. szakasz - Szöveg és egyéb információk pontos beírása és kombinálása a szövegszerkesztő dokumentumokba (Szövegfeldolgozó szoftver, 1.1–1.7. Kérdések)
2. szakasz - A szövegszerkesztő dokumentumok elrendezésének és struktúráinak létrehozása és módosítása (Szövegfeldolgozó szoftver, 2.1–2.4. Kérdések)
Kérjük, ne habozzon, hagyja meg észrevételeit és visszajelzéseit. Ha bármilyen kérdése van, kérjük, nyugodtan kérdezzen. Minden jót!