Tartalomjegyzék:
- Írja be és kombinálja pontosan a szöveget és egyéb információkat a szövegszerkesztő dokumentumokban
- 1.1 Határozza meg, milyen típusú információkra van szükség a dokumentumokban
- 1.2 Használjon megfelelő technikákat a szöveg és egyéb információk pontos és hatékony beviteléhez
- Szöveg beírása / törlése, Fájlok mentése - Word 2003
- 1.3 Válassza ki és használja a megfelelő sablonokat különböző célokra
- Hozzon létre egy új dokumentumot a Microsoft Word 2003 sablon alapján
- 1.4 Határozza meg, hogy mikor és hogyan kell kombinálni és egyesíteni az információkat más szoftverekből vagy más dokumentumokból
Kattintson a Beszúrás - Fájl elemre
- 1.7 Tárolja és töltse le hatékonyan a dokumentum- és sablonfájlokat, a helyi irányelveknek és konvencióknak megfelelően, ahol rendelkezésre állnak
- Kérjük, küldjön visszajelzést:
Szövegszerkesztő asztali mikrokomputer
Írta: LehmanUMN (Saját munka), a Wikimedia Commons-on keresztül
Nem mindannyian, de a legtöbben a Microsoft Word-t használják a dokumentumok számítógépen történő feldolgozásához a munkahelyen. Tudni kell, hogyan kell használni az alapvető eszközöket a dokumentum formázásához, valamint meg kell érteni a sablonok és stílusok dokumentumokban történő használatának hasznát és előnyeit.
Ebben a cikkben megnézzük:
- Különböző típusú információk, amelyekre szükségünk van egy dokumentum létrehozásához
- Az információk beírásához használt technikák
- Stílusok és sablonok használata
- A dokumentumok egyesítése vagy egyesítése
- Különböző szerkesztő eszközök
- A dokumentumok hatékony tárolása és visszakeresése
Ez a cikk azoknak a jelölteknek szól, akik NVQ 2. vagy 3. szintű üzleti és igazgatási vagy informatikai diplomát szereznek vagy folytatnak. Az érintett egység a szövegszerkesztő, és az informatikai felhasználóknak jelentkezőknek bizonyítaniuk kell tudásukat, megértésüket és készségeiket egy olyan alkalmazás használatához, amelyet középszintű nagyméretű szöveges dokumentumok létrehozására, szerkesztésére és készítésére terveztek.
Ennek az egységnek a nagy részét annak bizonyítania kell, hogy a jelölt képes bemutatni a rendelkezésére álló készségeket ( gyakorlati alkalmazást ) és a szoftver használatához alkalmazott technikákat. Ez az értékelő közvetlen megfigyelésével és / vagy a munkahelyén kitalált teszten vagy feladaton keresztül történik, és / vagy a már létrehozott dokumentumok segítségével igazolható.
Megpróbáltam a lehető legjobban felvázolni azokat az alapvető ismereteket, amelyeknek rendelkezniük kell a szövegszerkesztő használatához, és ez az egység a Microsoft Word nevű szövegszerkesztő alkalmazás alapján készült. Igyekeztem a lehető legjobban használni a képernyőképeket, ahol csak lehetséges, a Microsoft Word 2003-ból, és néhány olyan videót, amely valóban segít.
A Microsoft Word egy irodai alkalmazás, amelyet a legtöbb szervezet és vállalat szöveges dokumentumok feldolgozásához használ. A vállalatok többsége továbbra is a Microsoft 2003 szót használja, és az egység nagy része a Microsoft 2003 szót használó feladatokra korlátozódik.
Ez egy 2. szintű egység, amelynek kreditértéke 4. A könnyebb áttekinthetőség érdekében ezt az egységet három részre osztottam, és három különböző szakaszként is közzétettem. Kérjük, kövesse az alábbi linkeket a 2. és 3. szakaszhoz.
2. szakasz - A szövegszerkesztő dokumentumok elrendezésének és struktúráinak létrehozása és módosítása (Szövegfeldolgozó szoftver, 2.1–2.4. Kérdések)
3. szakasz - Szövegszerkesztő szoftverek segítségével formázhatja és prezentálhatja a dokumentumokat a követelmények teljesítése érdekében (Szövegfeldolgozó szoftver, 3.1–3.6. Kérdések)
Ebben a részben, vagyis az 1. szakaszban megvizsgáljuk, hogyan lehet a szöveget és más információkat pontosan beilleszteni és kombinálni a szövegszerkesztő dokumentumokba.
Írja be és kombinálja pontosan a szöveget és egyéb információkat a szövegszerkesztő dokumentumokban
Megjegyzés: Az egység folyamán mindhárom szakaszban a lehető legtöbb képernyőképet adtam hozzá. Nem fogsz képernyőképeket bemutatni, ha erre az egységre írsz válaszokat, de néhány feladatot kérünk, hogy tesztelhesd a szövegszerkesztő használatával kapcsolatos ismereteidet és megértésedet, és a képernyőképek hasznosak lehetnek!
1.1 Határozza meg, milyen típusú információkra van szükség a dokumentumokban
A dokumentum olyan nyilvántartás, amelyben eseményeket vagy bármilyen információt rögzítenek és bizonyítékként rögzítenek annak érdekében, hogy az információ ne vesszen el.
Dokumentum minta
syncfusion.com
Ez lehet írásos vagy elektronikus dokumentum, és hivatalos nyilvántartásként szolgál. A dokumentumok formátuma, felépítése és tartalma a rögzített információktól és a rögzítés céljától függően változik. Néhány dokumentum a számlákról, újságokról, megrendelésekről, termékleírásokról, levelekről, folyóiratokról, táblázatokról, licencekről stb.
Minden dokumentumnak más formátuma és elfogadható szabványa lesz, amelyet be kell tartania, és ezeket a szabványos dokumentumokat sablon alapján lehet létrehozni, vagy ha újra és újra létrehoz egy adott dokumentumot, elmentheti ezt a formátumot sablonként jövőbeni felhasználásra.
Az elektronikus formátumban tárolt dokumentumokat egy számítógép tárolja, és számos alkalmazás létezik a dokumentum létrehozásához. A legtöbb szervezetben alkalmazott leggyakoribb alkalmazás a Microsoft Word nevű szövegszerkesztő szoftver, amely a Microsoft irodai csomag részeként érkezik. A dokumentum létrehozásához meg kell határoznia a dokumentum létrehozásához szükséges információ típusait. Ismételten a különböző típusú információk a dokumentum típusától függően változnak. Először világos elképzelést kell tartalmaznia arról, hogy milyen dokumentumot fog létrehozni, és milyen célból fogja létrehozni. Ezután meg kell határozniuk az adott dokumentumhoz szükséges információk típusát.
Minden dokumentum tartalmaz bizonyos mennyiségű szöveget és többnyire számokat. A megértés tisztázása érdekében hozzá lehet adni klipeket, képeket, grafikonokat, diagramokat, táblázatokat stb. A dokumentumhoz. Az elektronikus dokumentumok animációkat, valamint kis video- és hangklipeket is tartalmazhatnak. Végül a dokumentum megjelenésének fokozása érdekében sorokat, szegélyeket, háttereket stb. Adhat a dokumentumhoz.
Minta számla
Írta: JRW78130 (Saját munka), a Wikimedia segítségével
Vegyük például fontolóra, hogy Ön számlát készít. A számlán szöveg, számok, céglogó lesz ( ez kép lesz), cégcím, címzett címe, fax és telefonszám, héa-nyilvántartási szám, számla száma, számla kelte, ügyfél-hivatkozás, áruk és szolgáltatások leírása, a szolgáltatás mértéke, fizetési módok, átutalási tanácsok, a fizetés részletei stb. Tehát ezeket az információkat összegyűjteni és szabványos formában össze kell állítani, amely megfelel a szervezetek szabványainak és irányelveinek. Az összegyűjtött információk, az információk felépítése és formátuma mind a létrehozandó dokumentum típusától függ. Az információkat a szervezetben rendelkezésre álló adatokból lehet összegyűjteni, vagy ha adatok nem állnak rendelkezésre, akkor azokat az internetről vagy az érintett személyekkel vagy szervezetekkel / osztályokkal kell felvenni.
Az internetről és más forrásokból származó képek és egyéb adatok használatakor a licenc és a szerzői jogi információk ellenőrzésével meg kell győződni arról, hogy szabadon használhatók-e. Szükség van arra, hogy képesek és készségek legyenek azonosítani a megadott információk csoportjából vagy információjegyzékéből a különböző információkat, hogy képesek legyenek kiválasztani a dokumentum elkészítéséhez szükséges megfelelő információkat.
1.2 Használjon megfelelő technikákat a szöveg és egyéb információk pontos és hatékony beviteléhez
Miután a dokumentum elkészítéséhez szükséges összes információ rendelkezésre áll vagy összegyűlt, a legjobb módszereket és technikákat kell alkalmaznia, hogy ezeket az információkat a dokumentumba beírja, ügyelve arra, hogy pontosan és hatékonyan adják meg őket.
Szöveg beírása / törlése, Fájlok mentése - Word 2003
Ahhoz, hogy szöveget írjon be egy dokumentumba, ismernie kell a billentyűzet képességeit. A billentyűzet készségek nem csak ábécék és számok beírását jelentik, hanem a billentyűzet összes billentyűjének és funkciójának hatékony használatát. Jó megtanulni a billentyűzet leggyakoribb és leggyakrabban használt parancsikonjait, amelyekkel könnyedén és gyorsan beírhatja és formázhatja az információkat a dokumentumban. Ha nagy mennyiségű szöveget és számot ír be, akkor a pontosság és a hatékonyság mellett fontos a gépelési sebesség is.
A billentyűzet készségeken kívül más készségekre is szükség lehet, attól függően, hogy milyen eszközt használ a dokumentumok létrehozásához és formázásához. Az érintőképernyős eszközök és a beszédfelismerő rendszerek legújabb használata megköveteli, hogy ismerje az összes eszköz működését, az adatok bevitelét és az adatok formázását az általuk használt eszközökön.
A dokumentumok gépelése közben a dokumentum pontos és hatékony beírása vagy létrehozása érdekében mindkét kezet használnia kell gépelés közben, a billentyűzet megfelelő gombjaival. Helyesnek kell lennie, egyenes háttal és mindkét kezével a billentyűzeten.
Sokszor láttam olyan embereket, akik nagybetűkkel írták a Caps lock-ot, ami elég fárasztó dolog, mert a nagybetűk beírása előtt és után a nagybetűk közötti „ be- és kikapcsolás ” között kell váltani. A nagybetű beírásának legjobb és egyszerű módja a Shift billentyű használata. A Shift billentyű + bármely ábécé lehetővé teszi az adott ábécé nagybetűjének beírását.
Megjegyzés: Gyakorold ezt, Shift + ábécé, hidd el, hogy könnyű, és érezni fogod a különbséget!
Néhány gyakran használt parancsikon a Ctrl + S a mentéshez, a Ctrl + C a másoláshoz, a Ctrl + V a beillesztéshez, a Ctrl + X a vágáshoz, a Ctrl + Z a visszavonáshoz, a Ctrl + A az összes kijelöléshez stb. a törlés kulcsokat általában a szöveg formázása és beírása közben használják. A szóköz a szóköz szóköz létrehozására szolgál.
A billentyűzet készségektől eltekintve magának a szövegszerkesztő szoftvernek a különféle formázási lehetőségeit is ki kell használnia. Különböző lehetőségek állnak rendelkezésre, mint például az oldal tájolása, táblázatok, golyók és számozás, több oszlop, szimbólumok beszúrása, rajzok, szövegdobozok stb., És a lehető legjobban ki kell használni a rendelkezésre álló menüket, hogy vonzó és könnyen követhető / érthető legyen dokumentum. Különféle betűtípusokat és szóközöket is használhat, hogy az információk szépek és világosak legyenek.
A sikeres létrehozás után a dokumentum legfontosabb része a nyelvtan és a helyesírás-ellenőrzés. A szövegszerkesztők nem mindig találják meg és javítják ki a dokumentum összes hibáját. Például, ha a „hat” szót írja be az „annak” szövegszerkesztő helyett, nem mindig jelöli meg ezt a hibát az Ön számára. Ezért mindig a legjobb, ha a dokumentumot kétszer vagy háromszor manuálisan lektorálja, és ha lehetséges, felkérhet egy harmadik személyt, hogy olvassa el az ön számára, mivel ez biztosítja a pontosságot és a hatékonyságot.
1.3 Válassza ki és használja a megfelelő sablonokat különböző célokra
A sablonok előre megtervezett dokumentumok, amelyekben minta van tárolva, és könnyen használhatóak. Van néhány olyan részletük, amelyek már kialakíthatók vagy szerkeszthetők az Ön igényeinek megfelelően. Tervezhet és menthet saját sablont is az Ön igényeinek és a létrehozandó dokumentumok igényeinek megfelelően. Ez segít abban, hogy a jövőben a dokumentum tartalmára koncentrálhasson, ahelyett, hogy időt pazarolna a dokumentum tervezésére.
Hozzon létre egy új dokumentumot a Microsoft Word 2003 sablon alapján
Az összes információ összerakásához az ember birtokában lévő készségek felhasználásával ki kell választania a létrehozandó dokumentum megfelelő sablonját.
Például a szövegszerkesztőben létezhetnek sablonok olyan dokumentumokhoz, mint a fax, levél vagy egy weboldal. Tehát, ha olyan dokumentumot készít, amely megfelel a rendelkezésre álló sablonoknak, akkor folytathatja a rendelkezésre álló előre megtervezett sablon használatát. Más esetekben a létrehozandó dokumentum típusához saját sablont kell létrehoznia.
Szintén a legtöbb sablon előre megtervezett betűtípusokkal, színvilággal, formázással stb. Érkezik, de mindig megváltoztathatja azokat az Ön igényeinek és céljának megfelelően.
Ha több azonos típusú és formátumú dokumentumot hoz létre, vagy ha a jövőben újra és újra létrehoz egy adott dokumentumot, akkor el kell mentenie a formátumokat sablonként, hogy a dokumentumok létrehozása közben is fenntartsa ezt a szabványt. a jövőben, és időt is spórolhat.
Néhány példa a formázás és a sablonválasztás hatékony alkalmazására a dokumentumban: többoszlopos használat a hírcikkekhez, A4-es portré használata fejléces és betűs, fekvő módú táblázatokhoz stb. Létre kell hoznia világos és megfelelő dokumentumokat. hatással van az olvasóra. Tehát mindig lenyűgöző dokumentumok készítéséhez használja a Word processzoron elérhető legjobb funkciókat.
A sablonok használatának célja egy hatékony dokumentumterv létrehozása. A dokumentumtervek nemcsak a megjelenésről szólnak, hanem az információk megjelenítésének módjáról is. A dokumentumban szereplő fontos információknak ki kell emelkedniük. Ezért fontos a tartalom, az elrendezés, a színek, a témák, a betűtípusok, a stílusok, a táblázatok, a lábjegyzetek, a képek, a diagramok stb. Gondos kiválasztása.
Bármilyen információt, például a dátumot, az Ön címét és elérhetőségeit, az oldalszámokat, el lehet menteni a sablonba későbbi felhasználás céljából és az újbóli beírás elkerülése érdekében.
1.4 Határozza meg, hogy mikor és hogyan kell kombinálni és egyesíteni az információkat más szoftverekből vagy más dokumentumokból
A dokumentum létrehozása nem mindig egy új létrehozása és a kezedben lévő új információk beírása. Néha egyesítenie és egyesítenie kell az információkat más dokumentumokból és szoftverekből. Például előfordulhat, hogy információkat kell átkutatnia egy excel táblázatból, vagy össze kell kapcsolnia egy dokumentumot egy PDF dokumentummal, és néha több egyedi dokumentumot is létrehozott volna a szövegszerkesztőben, és előfordulhat, hogy össze kell kapcsolnia vagy egyesítenie őket egybe. egyetlen dokumentum.
Például ahhoz, hogy több szóból álló dokumentumot egyetlen dokumentumba egyesítsen, először létre kell hoznia egy üres dokumentumot, és az összevonni kívánt dokumentumokhoz hasonlóan kell beállítania az oldal elrendezését. Megnyithatja az egyesítendő dokumentumok egyikét, kattintson a Mentés másként gombra, és új néven mentheti más néven, majd törölheti annak tartalmát, megőrizve ezzel az elrendezést.
Kattintson a Beszúrás - Fájl elemre
Táblázat beszúrásához kattintson a Táblázat - Beszúrás - Táblázat elemre
1/4Az információgyűjtés során a jelöltnek elemeznie kell és el kell döntenie, hogy milyen információkra van szükség, és hogy az összegyűjtött információk megbízhatóak-e és pontosak-e.
A táblázatok jó lehetőség az információk előírt helyekre bontására. Szép vizuális megjelenést biztosít, és megkönnyíti az adatok beolvasását és összehasonlítását a dokumentumban. Táblázat beszúrásához egy Word dokumentumba be kell lépnie a táblázat menübe, kattintson a beszúrás gombra, és kattintson a táblázatra. Szerkesztheti a táblázatot sorok és oszlopok számával, kitöltési színnel, szegélyekkel, árnyékolással és egyéb funkciókkal az Ön igényeinek megfelelően.
1.7 Tárolja és töltse le hatékonyan a dokumentum- és sablonfájlokat, a helyi irányelveknek és konvencióknak megfelelően, ahol rendelkezésre állnak
A dokumentum létrehozása után a jelöltnek képesnek kell lennie arra, hogy elmentse egy olyan helyre, ahonnan könnyen visszakereshető későbbi felhasználás és hivatkozás céljából. Most bármely szövegszerkesztővel létrehozott dokumentum elmenthető a rendelkezésre álló sokféle formátum egyikében, de nem minden szövegszerkesztő támogatja az összes fájltípust. Például, ha rákattint a Fájl -> Mentés másként -> gombra, megjelenik egy párbeszédpanel, amely megkérdezi a dokumentum mentési helyét, valamint a dokumentum mentésének formátumát.
A fájl kívánt formátumban történő mentéséhez kattintson a Fájl - Mentés másként parancsra
1/2Ha a dokumentumot olyan embereknek vagy szervezeteknek terjesztik, amelyek nem használják a Microsoft szót, akkor a legjobb, ha a dokumentumot.rtf formátumban (Rich Text Format) menti. A legjobb, ha a dokumentumot a lehető legegyszerűbb formátumban menti, hogy elkerülje a hibákat, miközben megpróbálja megnyitni a dokumentumot más szövegszerkesztőkben. Nagy segítség lesz egy jó ötlet és a fájl kompatibilitási problémák megértése. Különböző formátumok léteznek, például Word dokumentum, Word dokumentum sablon, egyszerű szöveges formátum, Rich text formátum, weboldal formátum stb. Ha mindenki, aki hozzáfér a dokumentumhoz, Microsoft Word-t fog használni, akkor a legjobb, ha a dokumentumot.doc formátum.
A dokumentum elnevezése egy másik nagyon fontos szempont. Mindig használjon értelmes neveket, hogy a jövőben könnyebben azonosíthassa ezt a dokumentumot. A pályázóknak jó ötletük van arra is, hogy különféle más formátumokban mentse a dokumentumokat, vagyis szükség esetén megváltoztatja a dokumentumok formátumát HTML vagy RTF formátumra stb., A Fájl menü Mentés másként opciójának használatával. Azt is tudnia kell, hova mentse a dokumentumot a könnyebb visszakeresés érdekében. Győződjön meg arról, hogy a dokumentumnevekben nincs külön karakter. A legjobb, ha az összes dokumentumról biztonsági másolatot készít, ha valamilyen szerverprobléma, tárolási probléma vagy hardverhiba merül fel.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a dokumentum létrehozása során betartották-e a szervezet összes szabályát és irányelveit. Ügyeljen arra, hogy ellenőrizze, vannak-e házon belüli stílusok, formátumok vagy sablonok, és ha igen, akkor menjen mellettük. Minden szervezetnek vannak szabályai és irányelvei a dokumentumok előkészítésére, strukturálására, elnevezésére és tárolására. Vannak olyan szabályok, amelyeket be kell tartani a dokumentumok lekérése vagy megosztása közben is. Mindig ügyeljen arra, amit spórol és hol spórol. A legjobb, ha a kapcsolódó dokumentumokat együtt tárolja, és következetes módszert követ a fájlok és mappák megnevezéséhez.
Van egy "Keresés" lehetőség is egy dokumentum keresésére, ha elfelejtette, hol tárolta vagy mentette a dokumentumot. A word megjeleníti a legutóbbi dokumentumok listáját is, ahonnan átveheti a dokumentumot, ha nemrégiben mentette.
Kérjük, küldjön visszajelzést:
Remélem, van ismerete és megértése
- A különféle típusú információk, amelyekre a dokumentum elkészítéséhez szükségünk van
- Az információk beviteléhez használt technikák
- Stílusok és sablonok használata
- A dokumentumok egyesítése vagy egyesítése
- A különböző szerkesztő eszközök
- A dokumentumok hatékony tárolása és visszakeresése.
Remélem, hogy ez a szakasz némi segítséget nyújtott Önnek. Kérjük, kövesse az alábbi linkeket a 2. és 3. szakaszhoz.
2. szakasz - A szövegszerkesztő dokumentumok elrendezésének és struktúráinak létrehozása és módosítása (Szövegfeldolgozó szoftver, 2.1–2.4. Kérdések)
3. szakasz - Szövegszerkesztő szoftverek segítségével formázhatja és prezentálhatja a dokumentumokat a követelmények teljesítése érdekében (Szövegfeldolgozó szoftver, 3.1–3.6. Kérdések)
Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon megkérdezni! Minden jót!
Livingsta