Tartalomjegyzék:
- Miért fontos a kézi napló?
- Melyek az elektronikus napló előnyei?
- Hogyan használhatom a naplómat?
- Egy utolsó megjegyzés
Mike Tinnion (CC0) az Unsplash-en keresztül (a Canva segítségével módosítva)
Az időfelhasználáshoz, a feladatok és kinevezések nagyon hatékony és eredményes elvégzéséhez naplózási rendszert tartanak fenn. Segíti a szervezet egészét, és segít a saját és mások időm kezelésében is. A naplókat manuálisan vagy elektronikusan is lehet karbantartani.
Nekem személy szerint mindkét típusú naplóm van. Az Outlookban van az elektronikus naptáram, amelyet megosztok a kezelőmmel és más rendszergazdákkal. Van kézi naplóm is, amely vészhelyzetben használható.
Miért fontos a kézi napló?
Az általam használt kézi napló egy kötött könyv, oldalanként három nappal, mivel nincs sok bejegyzésem minden napra.
Mint fent említettem, ezt a naplót csak sürgősségi esetekben használom. Ez magában foglalja azokat az eseteket is, amikor beteg vagyok, vagy távol vagyok a munkától, és nem férek hozzá az elektronikus naplómhoz, vagy amikor a számítógépes rendszerek nem működnek, és az Outlook nem érhető el.
Melyek az elektronikus napló előnyei?
Mint említettem, az általam vezetett elektronikus napló a munka számítógépem Outlook naptárában található.
Itt vannak az elektronikus naptár előnyei:
- Ki tudom emelni a kinevezések közötti lehetséges konfliktust.
- Csak egyszer kell bevinnem a rendszeresen előforduló eseményeket.
- Papírt nem használnak.
- Jelszóvédelem van.
- Nagyjából bárhonnan elérhetem.
- A képernyőn emlékeztetnek a találkozókra.
- Automatikusan kommunikálja a változásokat az érintettekkel, akiknek rendszere az enyémhez kapcsolódik.
Hogyan használhatom a naplómat?
Naplómat olyan dolgokra használom, mint riasztások és találkozók.
A naplóm leggyakoribb bejegyzései a következők lesznek:
- testületi ülések
- csapat találkozók
- helyhez kötött megrendelések
- tréningek
- látogatások
- napirendek elkészítése
- éves szabadság
- egyéb irodai feladatok
- felügyelet
- egyéb heti és kétheti feladatok, amelyek bizonyos gyakorisággal megismétlődnek (ez biztosítja, hogy ne hagyjam ki őket)
Néha értekezleteket kell foglalnom, és meghívókat küldök kollégáknak vagy más küldötteknek, és ez elektronikus úton történik.
Így kezelem az ilyen típusú találkozókat.
- Igyekszem minél több részletet megadni, például dátum, helyszín, időtartam, látogatók stb.
- Ritkán találkozom olyan helyzettel, amikor egy értekezletet lemondanak vagy elhalasztanak, de ha mégis megtörténik, feltétlenül ellenőrizzem a kért változás hatásait, mielőtt beleegyezek.
- Összegyűjtök minden lényeges információt annak biztosítására, hogy az értekezleten vagy a találkozón részt vevő mindenki hozzáférjen az összes vonatkozó részlethez, hogy ne legyen helye a téves kommunikációnak.
- Általában időrendi sorrendben foglalkozom a többi résztvevő kéréseivel és változásaival, de a legsürgetőbb kéréseket prioritásként kezelem, ha nagy mennyiséggel foglalkozom velük.
- Ha bármilyen kérelemben megegyeznek, vagy változtatásokat hajtanak végre, gondoskodom arról, hogy az érintettekkel kapcsolatba lépjünk, és hogy számukra kényelmes legyen, mielőtt a módosítások megerősítést nyernek.
- Gondoskodom arról is, hogy minden, a megbeszélésen vagy értekezleten részt vevő személy elegendő időt kapjon a tervezésre, az utazásra és minden egyéb igényre, hogy a megbeszélés zökkenőmentesen menjen.
Tisztában vagyok azzal, hogy a naplókat naprakészen kell tartani, amikor a változásokról megállapodtak. Gondoskodom arról, hogy töröltem a lemondott találkozókat. A nem teljesen naprakész napló mindenféle zavart okozhat. Ez aláássa a bizalmat és arra ösztönzi az embereket, hogy vagy úgy érezzék, szükség van a megállapodások ellenőrzésére, ami időpazarlás, vagy ami még rosszabb, külön saját naplót vezetnek.
Egy utolsó megjegyzés
Kedves megjegyzésként kérjük, ne másoljon be ide beküldött dolgokat, és jelenítse meg a fájljában. Ezt itt pusztán azért tettük közzé, hogy segítsen ötletet / megértést szerezni arról, hogy mit várnak el tőled. Kapcsolódnia kell saját munkaterületéhez és szervezetéhez, és ragaszkodnia kell hozzá a fájlok előkészítése közben. Köszönjük az együttműködést.
© 2012 livingsta