Írásbeli vagy elektronikus ügyintézés az ügyfelekkel - 2. rész

Bevezetés:

Az írásos és elektronikus úton történő kommunikáció gyakran eszközhasználatot igényel. A sikeres kommunikáció érdekében a jelöltnek tudnia kell, hogy hatékonyan használja az érintett berendezéseket. Ha a kommunikációra adott válasz előre jelzett késéssel jelentkezik, az ügyfelet folyamatosan tájékoztatni kell a helyzetről és az előrehaladásról.

Az elektronikus és írásos kommunikáció kockázatos lehet, ha a dokumentumok nem kerülnek a megfelelő személy kezébe. Ügyelni kell a fenti kommunikációs eszközök biztonságos szállítására.

Ez egy 3. szintű egység, amelynek kreditértéke 6. Ezt az egységet két részre osztották az érthetőség megkönnyítése és a túl sok információ egyetlen központba való tömörítése érdekében.

Az egység első részének elolvasásához kövesse az alábbi linket:

Foglalkozzon az ügyfelekkel írásban vagy elektronikus úton - 1. rész

123rf.com

4.6 Magyarázza el, hogyan kell használni az írásos vagy elektronikus kommunikáció előállításához és küldéséhez használt berendezéseket.

Az írásos és elektronikus kommunikáció különböző módon történhet, és a különböző típusú kommunikációkhoz különböző berendezéseket használnak. Ahhoz, hogy ezeket a kommunikációkat hatékonyan küldhesse és fogadja, tudnia kell ezeket a berendezéseket.

Az írásbeli kommunikációhoz írástudással kell rendelkezni, és a kommunikációhoz megfelelő tollat, papírt és ceruzát is használni kell. Ha a kommunikációt kinyomtatják és elküldik, akkor tudnia kell a nyomtató használatát. Az elektronikus kommunikáció során számítógépet vagy faxot használunk. Tehát annak, aki kommunikál, tudnia kell a számítógép vagy a laptop és a faxgép kezelését. Előfordulhat, hogy a faxolt anyagokat kézzel írják vagy nyomtatják, és szükségük lehet rá, hogy tudják, hogyan kell használni a faxot, a számítógépet és a nyomtatót.

Dokumentumok előállításához szükségünk van

• Számítógép billentyűzettel, egérrel és monitorral, vagy laptop vagy toll és papír
• Egy nyomtató

Szükséges dokumentumok küldéséhez

• Egy fax
• Számítógép billentyűzettel, egérrel és monitorral vagy laptopdal
• Borítékok és bélyegzők

Számítógép működtetése:

• Szüksége van számítógépre vagy CPU-ra, billentyűzettel, monitorral, egérrel és csatlakoztatott nyomtatóval.
• A számítógépnek rendelkeznie kell operációs rendszerrel, amely szervezetünkben Windows XP.
• A számítógép bekapcsolása előtt meg kell győződnie arról, hogy a tápkábelek tökéletesen vannak rögzítve a CPU hátlapján, a monitoron lévő videokábeleken és a tápkábel vezetékein, valamint arról, hogy az egér és a billentyűzet a megfelelő módon csatlakozik kikötők.
• Ezt az ellenőrzést követően a bekapcsológomb bekapcsolódik a CPU-ban.
• A gép felhasználónév és jelszó megadását kéri a rendszerbe való belépéshez. Ez szervezetenként eltér a számítógépek u beállításától függően.
• Lehetnek további bejelentkezések a vállalatspecifikus rendszerek vagy szoftverek számára az erőforrások és szoftverek felhasználásához, a merevlemezek eléréséhez stb.
• Tudnia kell a szövegszerkesztő szoftver, a Microsoft alkalmazások és más alkalmazások használatát, amelyeket a szervezet a dokumentumok előállításához használ.

A dokumentum előkészítése után tudnia kell, hogyan csatolja az e-mailhez, és hogyan küldheti el őket a szervezet által biztosított e-mail szolgáltatásokkal, például a Microsoft Outlook alkalmazással, vagy nyomtassa ki, ha azt postai úton kell elküldeni, attól függően, hogy milyen módszert használ küldje el a kommunikációt.

Előfordulhat, hogy a dokumentumokat titkosítva kell elküldeni flash meghajtókra, CD-kre vagy DVD-kre. Ezekben a helyzetekben tudnia kell, hogyan kell fájlokat másolni a flash meghajtóra és titkosítani, és ha CD-n vagy DVD-n égeti őket, akkor tudnia kell az író vagy író szoftver használatát.

wikihow.com

Faxgép kezelése:

A faxgépeket általában akkor használják, ha nincs lehetőség dokumentumok e-mailen történő küldésére, vagy ha a szervezetek úgy érzik, hogy az e-mail kommunikáció nem biztonságos az adott típusú dokumentum vagy dokumentumok számára, napokba telhet, míg postai úton érkeznek. A dokumentumok faxon történő elküldéséhez ismernie kell a faxgép kezelését. A faxgép működtetéséhez faxszámra, címzett faxszámra, kazettára, szalagra vagy festékre van szükség a faxkészülék modelljétől függően, a szükséges dokumentumokról, amelyeket el kell küldeni, fedőlappal és üres fehér papírokkal, ha fogadják fax.

A használat előtt be kell állítania és konfigurálnia kell a faxkészüléket. Kezdetben az áramellátást és a telefonvonalat be kell kapcsolni, és be kell kapcsolni az áramellátást. A telefonvonalnak be kell mennie a megfelelő aljzatba, a használati útmutató betartásával. Ellenőrizze, hogy van-e tárcsahang. A legtöbb szervezet rendelkezik külön telefonszámmal a faxvonalhoz, így a faxkészülék beállítható automatikus válaszadásra. Győződjön meg arról, hogy a festék / kazetta / szalag be van-e töltve, és hogy mindig van-e a szükséges mennyiségű papír a papírtálcában a fax fogadásához.

A nyilvántartás céljából célszerű létrehozni egy megerősítő oldalt a faxoláshoz, amely megmondja, hogy a küldés sikeres volt-e, vagy voltak-e hibák. Segít bizalmas és fontos vagy jogi dokumentumok küldésénél. De ha a faxot csak egyszerű dolgokra használja, papír takarékosság érdekében kikapcsolhatja ezt a funkciót.

Egy másik hasznos beállítás a fejléc opció, amely egy sort tartalmaz a dokumentum tetején, amely megadja a fax származási helyét, valamint a dátumot, az időt és a faxszámot. Ez nagyon hasznos lesz a feladó adatainak azonosításához, és szükség esetén faxon történő kommunikációhoz is.

Fax küldése közben ellenőrizze, hogy be van-e kapcsolva az áramellátás, és mindig küldjön egy fedőlapot faxolásra, megemlítve az elküldött dokumentumok részleteit, ki küldi és milyen célból küldi. Ez nagyon egyértelművé és könnyebbé teszi a dolgokat. Helyezze a dokumentumokat a megfelelő tálcába a megfelelő helyre, és tárcsázza azt a számot, amelyre a faxot el szeretné küldeni. Nyomja meg a küldés gombot, és várja meg az összes papír beolvasását és a fax továbbítását. Amikor a folyamat befejeződött, a fax a beállításoktól függően megerősítő jelentést nyomtat.

Ha a készüléket megfelelően állítják be, a papírtálca be van töltve, és a patron vagy a festék készen áll, a fax fogadása nagyon egyszerű folyamat. Ha a faxkészüléket úgy állítják be, hogy automatikusan fogadja a faxokat, a faxvonal csengésekor a készülék automatikusan megkapja a faxot, és kinyomtatja. A fax automatikus válaszadásának beállítása nagyon hasznos, így nem hagyja ki a fontos dokumentumokat, amelyek a nap bármely szakában beérkeznek.

Nyomtató kezelése:

Ha gépelt dokumentumot szeretne postai szolgáltatáson vagy faxon keresztül elküldeni, először ki kell nyomtatnia. A dokumentumok kinyomtatásához nyomtatóra van szükség a számítógéphez vagy ahhoz a hálózathoz, amelyhez a számítógép csatlakozik. Nagyon hasonló a faxkészülékhez, meg kell győződnie arról, hogy a nyomtató be van-e dugva, és be van-e kapcsolva az áramellátás. A nyomtató típusától függően, legyen szó tintasugaras vagy lézersugárról, a nyomtatók tintapatronral vagy festékkazettával rendelkeznek. Győződjön meg arról, hogy a patrontartóban van-e festék vagy festék. A nyomtató típusától függően különböző tálcák lehetnek különböző típusú papírokhoz és különböző méretű papírokhoz. Ellenőrizze, hogy a papírtálcák be vannak-e töltve. Végezzen el néhány kezdeti beállítást a nyomtatón a nyomtatási minőség, a duplex nyomtatás stb.

Dokumentum kinyomtatásához használja a létrehozott dokumentum fájlmenüjét, és válassza a nyomtatási lehetőséget. A megjelenő mezőben opciók vagy tulajdonságok gomb található a nyomtatási beállítások megadásához. Színes nyomtatás szükség esetén színes nyomtatón is elvégezhető. Kétoldalas nyomtatással lehet megtakarítani a papírt.

Míg ezeket a berendezéseket mindennap használják irodai környezetben, az energiatakarékosság érdekében mindenképpen kapcsolja ki a számítógépeket és a nyomtatókat. Segít a berendezések hosszú élettartamában is.

4.7 Magyarázza el az ügyfelek tájékoztatásának fontosságát, ha valószínűleg késik a kommunikáció megválaszolása.

Az ügyfélszolgálat minden szervezetben nagyon fontos elem. Az ügyfelekkel való kapcsolattartás és kapcsolatok nagyon fontosak, és folyamatosan fenn kell tartani őket a szervezet zökkenőmentes működése érdekében. Az ügyfelek tájékoztatása nagyon fontos feladat és az ügyfélszolgálat része. Segít elkerülni a sok problémát, félreértést és csalódást, és a legtöbbször erősíteni fogja az ügyfelekkel való kapcsolatot. Az ügyfelek örömmel hallanak egy problémát a vállalattól vagy a szervezettől, ahelyett, hogy maguk megtudnák. Tehát a proaktív megközelítés sokkal jobb, mint a reaktív megközelítés.

Például (a munkám szempontjából), ha tudja, hogy probléma lépett fel, és a beérkezett ajánlásokon várólista van, akkor felhívhatja az ügyfeleket, hogy tájékoztassa őket a késésről és a késés okáról, és adjon nekik egy időkeretet is, amelyen belül a kérdés rendezésre kerül. Küldhet egy levelet is, amelyben megjelöli a késedelem okait és a késedelem időpontját. Ha ez nem történik meg, akkor az ügyfelek ismét csengenek, és ha negatív választ kapnak, csalódottságot okoznak, vagy más szervezeteket vagy vállalatokat keresnek.

Az információk megosztása az ügyfelekkel a szolgáltatások késedelméről vagy a kommunikációra vagy a szolgáltatásokra adott válasz késedelméről tájékoztatja az ügyfeleket arról, hogy a vállalat gondoskodott róluk. Ez megakadályozza az ügyfeleket abban is, hogy felhívják az ügyfélszolgálatot, és aggódjanak vagy csalódjanak. Ez hozzájárul az ügyfélkapcsolat megerősítéséhez. Mindig helyezze magát az ügyfél helyzetébe, és gondolkodjon el azon, amire számított volna. Ugyanezt és azon túl is biztosítani kell az ügyfelek számára.

Amikor kérést kap egy ügyféltől, az ügyfél előre várja, hogy teljesítse-e kérését. Még azon is elgondolkodhatnak, hogy kérésük eljutott-e hozzád. Első lépésként tehát jó nyugtázni a kézhezvételt és tájékoztatni az ügyfelet arról, hogy megkapta a kérést, és foglalkozik vele, vagy azon dolgozik. Ha ez egy olyan kérés, amely eltarthat egy ideig, folyamatosan tájékoztassa az ügyfelet az előrehaladásról. Ez segít az ügyfélnek abban, hogy békében maradjon, tudván, hogy a munka folyamatban van, és hogy gondoskodnak róluk.

Amikor a probléma megoldódott, győződjön meg arról, hogy felhívta az ügyfelet és tájékoztatta, és nem arra várt, hogy az ügyfél tájékoztatást kapjon. Ez elősegíti az ügyfél békét és eredményességet, ellenkező esetben az ügyfél szerint a problémák továbbra is megoldatlanok.

Az ügyfelek tájékoztatása folyamatosan javítja az ügyfelek elégedettségét. Akár jó, akár rossz hírről van szó, tájékoztatni kell őket, hogy tudják, emlékeznek rájuk, és nem hagyják figyelmen kívül őket.

viseven.com

4.8 Ismertesse az írásbeli vagy elektronikus kommunikáció titkosságával járó kockázatokat.

A kommunikáció minden formája nem teljesen biztonságos. A kommunikáció minden formájában vannak hiányosságok és hátrányok.

Az írásbeli kommunikáció titkosságával kapcsolatos kockázatok:

Az írásbeli kommunikáció bármilyen formáját nyomtatott formában vagy levélben küldi el. A közlésnek lehetnek olyan bizalmas információi, amelyeket illetéktelen emberek nem olvashatnak és nem nézhetnek utána.

Az elektronikus kommunikáció titkosságával kapcsolatos kockázatok:

Az elektronikus kommunikációs formák közé tartoznak a telefonok, mobiltelefonok, faxok és e-mailek.

• Telefonok: A vezetékes telefonon folytatott kommunikáció nem teljesen biztonságos, mivel vannak olyan esetek, amikor a telefonvonalakat lehallgatták. A folyamat és az eljárások részeként a telefoncégek figyelemmel kísérhetik a telefonhívásokat, ami ismét komoly problémát jelent a titoktartás tekintetében. Vannak olyan sorok is, amelyeknek több kiterjesztése lehet, ahol egy ember beszélgetését más emberek is meghallgathatják, ezáltal megsértve a titoktartást.

• Mobiltelefonok: A mobiltelefonos kommunikáció rádióhullámokat használ, amelyek könnyen lehallgathatók. A mobiltelefonok által érkezett üzeneteket, ha a telefon nincs jelszóval lezárva, bárki láthatja, ha rossz emberek kezébe kerülnek. Az okostelefonoknak is könnyebb lehetőségeik vannak az e-mailek és más funkciók beállítására. Ha nincsenek jelszóval rögzítve, akkor az okostelefon funkciói komoly titoktartási problémákat okozhatnak, ha információkat küldenek olyan emberek kezébe, akik nem jogosultak hozzáférni ezekhez az információkhoz.

• Faxgépek: Noha a faxgépek biztonságos módon továbbíthatják és fogadhatják az információkat, nagyon óvatosnak kell lenni, miközben információkat faxon küldenek. Ha rossz számot ad meg fax küldése közben, akkor is, ha egy számjegy hibás, a bizalmas adatok rossz emberek kezébe kerülhetnek, akár jogi ügyben egy ellenfélnek is. Tehát még egyszer ellenőrizni kell a számot, amelyre faxot küldenek, mielőtt megnyomná a Küldés vagy továbbítás gombot. A faxkészülékekhez illetéktelen hozzáférés is lehetséges a vevő végén. Tehát mindig jó megvizsgálni a vevőtől, hogy eljött-e a megfelelő idő a fax elküldésére, és hogy a vevő kézhez vette-e a dokumentumokat. A faxkészülékeket még a saját irodájában is ott kell tartani, ahol csak arra felhatalmazott személyek férhetnek hozzá, mivel egyébként a kapott bizalmas dokumentumokat rossz emberek tudják megszerezni.

• E-mailek: A faxátvitelhez hasonlóan nagyon óvatosnak kell lenni, miközben e-mailben kommunikál. Győződjön meg arról, hogy helyesen írja-e be az e-mail címet, és ellenőrizze még egyszer, hogy helyes-e, különben az e-mailek rossz címzett postaládájába kerülhetnek. Az e-mailes kommunikáció más fenyegetéseket is tartalmaz. Az e-maileket és azok mellékleteit a rendszergazdák és a hackerek olvashatják és láthatják. Ezért bizalmas és bizalmas információk küldése közben kerülje a nyilvános hálózatok használatát, és titkosított módszereket alkalmazzon.

Általában mindig jó értesíteni az ügyfeleket vagy a kommunikáció bármely címzettjét, hogy fennállnak az írásbeli és elektronikus kommunikáció kockázatai, és hogy a személyes találkozók a legjobb módszer.

Szervezetünk intézkedéseket alkalmazott az adatbiztonság fenntartása érdekében a számítástechnika alkalmazásában.

E-mailek

Az egység első részének elolvasásához kövesse az alábbi linket:

Írásbeli vagy elektronikus ügyintézés az ügyféllel - 1. rész

Remélem, hogy hasznosnak találta az ebben a központban található információkat. Ez kizárólag tájékoztató jellegű. Ha bármilyen kérdése van, vagy szeretné megosztani tapasztalatait, kérjük, tegye meg az alábbi megjegyzés részben.

Minden jót!